Welcher Lieferant wirklich am guenstigsten liefert

28. September 2026 · 6 Min. Lesezeit

Ende des Monats kommen wieder drei neue Preislisten an, eine als PDF-Katalog vom Grosshaendler, eine als Excel-Tabelle vom zweiten Lieferanten, eine dritte nur als eingescannter Bogen per Post. Alle drei fuehren teilweise dieselben Artikel, aber unter leicht anderen Bezeichnungen, in unterschiedlichen Verpackungsgroessen und mit Preisen, die sich nicht auf denselben Blick vergleichen lassen.

Bestellt wird trotzdem meist beim gewohnten Lieferanten, nicht weil er nachweislich guenstiger ist, sondern weil ein echter Vergleich Zeit kostet, die im Tagesgeschaeft selten uebrig ist. Dass ein anderer Anbieter bei einzelnen Artikeln zehn oder zwanzig Prozent guenstiger sein koennte, bleibt eine Vermutung, die niemand nachrechnet.

Dieser Beitrag beschreibt den Vergleich bereits vorliegender Preislisten mehrerer Lieferanten fuer denselben oder aehnlichen Bedarf. Es geht nicht um eine automatische Bestellung und nicht um Verhandlungen mit dem Lieferanten selbst.

Wie der Ablauf heute laeuft

Ohne Unterstuetzung sieht der Vergleich mehrerer Preislisten ungefaehr so aus.

1. Jede eingehende Preisliste wird geoeffnet, das PDF, die Excel-Datei, der gescannte Bogen, jede in ihrem eigenen Format und ihrer eigenen Reihenfolge.
2. Jemand sucht in jeder Liste die Artikel heraus, die regelmaessig bestellt werden, meist aus dem Gedaechtnis oder anhand der letzten Bestellung.
3. Unterschiedliche Mengeneinheiten muessen erst umgerechnet werden, etwa Kilogrammpreis bei dem einen Lieferanten gegen Kistenpreis mit zehn Stueck bei dem anderen.
4. Ein Vergleich entsteht dann meist nur fuer eine Handvoll besonders teurer oder besonders haeufiger Artikel, der Rest bleibt unverglichen.
5. Am Ende steht eine grobe Einschaetzung, welcher Lieferant "meistens" guenstiger wirkt, ohne dass die einzelnen Zahlen tatsaechlich nebeneinander gestanden haetten.

Bei drei bis fuenf Lieferanten mit jeweils fuenfzig bis hundert Artikeln wuerde ein vollstaendiger Vergleich, grob geschaetzt, mehrere Stunden dauern. Weil diese Zeit im laufenden Betrieb selten zur Verfuegung steht, findet der Vergleich in der Praxis kaum oder nur fuer einzelne Artikel statt.

Was sich davon abnehmen laesst

Ein Sprachmodell kann Text aus unterschiedlich formatierten Preislisten lesen und in eine gemeinsame Form bringen. Es kennt weder den Lieferanten noch die Qualitaet der Ware, nur die Zeichen auf dem Papier oder im Dokument.

Erstens, Preislisten aus verschiedenen Formaten in eine Tabelle bringen. Aus PDF, Excel-Datei oder Scan werden Artikelbezeichnung, Verpackungseinheit und Preis in einer einheitlichen Struktur erfasst, unabhaengig davon, wie die urspruengliche Liste aufgebaut war.

Zweitens, aehnlich benannte Artikel einander zuordnen. Heisst ein Artikel bei einem Lieferanten "Kartoffeln festkochend 25kg" und beim anderen "Speisekartoffeln fk, Sack 25 kg", kann ein Modell diese Zuordnung vorschlagen, auch wenn die Bezeichnungen nicht identisch sind.

Drittens, Mengeneinheiten auf eine gemeinsame Basis umrechnen. Kistenpreise, Palettenpreise und Kilogrammpreise werden auf dieselbe Einheit gebracht, damit die Zahlen tatsaechlich nebeneinander stehen koennen.

Viertens, eine sortierte Uebersicht erzeugen. Am Ende steht eine Tabelle, in der je Artikel sichtbar ist, welcher Lieferant zu welchem Preis liefert, mit dem jeweils guenstigsten Angebot hervorgehoben.

Der Nutzen liegt darin, dass eine Person nicht mehr drei Listen parallel durchblaettert, sondern eine bereits zusammengefuehrte Tabelle vor sich hat, aus der die Entscheidung folgt.

Was es ungefaehr kostet

Alle Angaben sind Groessenordnungen fuer einen Betrieb mit drei bis fuenf regelmaessigen Lieferanten, keine Software- und keine Anbieterpreise.

Der groesste Nutzen liegt nicht in der Automatisierung der Bestellung, sondern darin, dass ein Vergleich ueberhaupt regelmaessig stattfindet, der sonst aus Zeitgruenden ausbleibt.

Wo der Vergleich an seine Grenzen kommt

Die Frage, ob es wirklich derselbe Artikel ist. Zwei aehnlich klingende Bezeichnungen koennen unterschiedliche Qualitaeten, Marken oder Herkuenfte meinen. Ein Modell schlaegt eine Zuordnung anhand des Textes vor, ob sie inhaltlich stimmt, muss jemand pruefen, der die Ware kennt.

Lieferzeiten, Mindestbestellmengen und Zahlungsziele. Die reine Preisliste zeigt nur den Preis. Ob ein Lieferant zuverlaessig zum gewuenschten Termin liefert oder eine Mindestabnahme verlangt, die den niedrigeren Preis wieder aufhebt, steht nicht in der Liste und bleibt eine Einschaetzung aus Erfahrung.

Rabattstaffeln und muendliche Sonderkonditionen. Viele Preislisten zeigen nur den Listenpreis. Individuell ausgehandelte Nachlaesse, die nirgendwo schriftlich stehen, fliessen in den automatischen Vergleich nicht ein und muessen von Hand ergaenzt werden.

Die Entscheidung fuer oder gegen einen Lieferantenwechsel. Ein guenstigerer Preis bei einem einzelnen Artikel ist noch kein Grund, eine bestehende Geschaeftsbeziehung aufzugeben. Verlaesslichkeit, persoenlicher Kontakt und die Erreichbarkeit bei Problemen sind Abwaegungen, die eine Tabelle nicht trifft.

Woran Sie merken, dass es sich nicht lohnt

• Nur ein oder zwei relevante Lieferanten. Wo es fuer die wichtigsten Artikel ohnehin kaum Alternativen gibt, entfaellt der Vergleich von selbst.
• Bereits einheitliche Preislisten aus einem Grosshaendlerportal. Wenn ein Portal die Preise mehrerer Marken schon nebeneinander anzeigt, loest dieser Ablauf ein Problem, das dort schon geloest ist.
• Sehr kleines, stabiles Sortiment. Bei einer Handvoll Artikeln, die sich kaum aendern, laesst sich der Preisunterschied oft im Kopf behalten, ohne dass sich ein eigener Abgleich lohnt.
• Taeglich wechselnde Preise, etwa bei frischer Ware. Wenn sich Preise staendig aendern, veraltet eine erstellte Uebersicht schneller, als sie genutzt werden kann, und der Aufwand fuer die Pflege uebersteigt den Nutzen.