Die Kurzfassung
Eine DDS-Referenznummer ist die Kennnummer einer Sorgfaltserklärung nach der EU-Entwaldungsverordnung (EUDR, Verordnung (EU) 2023/1115). DDS steht für Due Diligence Statement, auf Deutsch Sorgfaltserklärung. Wer bestimmte Waren erstmals in der EU in Verkehr bringt, gibt diese Erklärung im EU-Informationssystem ab und erhält dafür eine Referenznummer sowie eine zugehörige Verifikationsnummer. Die Referenznummer belegt: Für diese Ware wurde eine Sorgfaltsprüfung durchgeführt und erklärt, dass sie nach aktuellem Stand entwaldungsfrei ist.
Um welche Waren geht es?
Die EUDR erfasst diese Warengruppen und Erzeugnisse daraus:
- Kaffee
- Kakao
- Holz
- Papier und Karton
- Möbel
- Naturkautschuk und Gummi
- Soja
- Rind und Leder
Wichtig: Auch verarbeitete Erzeugnisse fallen darunter, etwa Verpackungen aus Karton oder Druckerzeugnisse. Wer solche Waren gewerblich handelt, kommt mit DDS-Referenznummern in Kontakt. Reiner Eigenverbrauch, zum Beispiel Büropapier für die eigene Verwaltung, löst in der Regel keine Pflichten aus.
Wer erstellt die Sorgfaltserklärung?
Die Sorgfaltserklärung gibt derjenige ab, der die Ware erstmals in der EU in Verkehr bringt. Das ist typischerweise der Importeur, in der Verordnung Marktteilnehmer genannt. Er prüft die Herkunft der Ware, dokumentiert das Ergebnis und meldet die Erklärung im EU-Informationssystem an. Das System vergibt daraufhin die Referenznummer und eine Verifikationsnummer.
Für Sie als nachgelagerten Händler heißt das: Sie müssen die Nummer nicht selbst erzeugen. Sie bekommen sie von Ihrem Lieferanten. Als KMU-Händler dürfen Sie auf die Referenznummern der vorgelagerten Sorgfaltserklärungen verweisen, ohne eine eigene DDS abzugeben.
Was Sie als Händler mit der Nummer tun müssen
Die Referenznummer nur zu erhalten reicht nicht. Nachgelagerte Händler haben nach aktuellem Stand sechs Aufgaben:
- Einsammeln: Die DDS-Referenznummern aller Lieferanten für erfasste Waren kennen und anfordern.
- Gültigkeit nachhalten: Prüfen, dass die Nummern vorliegen und zur Ware passen.
- Zuordnen: Jede Nummer der richtigen Lieferung oder Bestellung zuweisen.
- Aufbewahren: Die Nachweise 5 Jahre archivieren.
- Vorlegen: Behörden auf Verlangen Auskunft geben.
- Weitergeben: Die Nummern an die eigenen gewerblichen Abnehmer übermitteln.
Gerade der letzte Punkt wird oft unterschätzt. Wenn Sie an andere Unternehmen verkaufen, werden diese die Referenznummern von Ihnen verlangen, weil sie dieselben Pflichten haben.
Ein Beispiel: So läuft es in der Kette
Ein Importeur bringt eine Ladung Rohkaffee nach Hamburg. Er gibt dafür eine Sorgfaltserklärung im EU-Informationssystem ab und erhält Referenznummer und Verifikationsnummer. Eine Rösterei kauft einen Teil der Ladung und bekommt die Nummern vom Importeur mitgeliefert. Sie ordnet sie ihrer Bestellung zu und bewahrt sie auf. Verkauft die Rösterei den gerösteten Kaffee an einen Großhändler, gibt sie die Nummern an diesen weiter. So wandert dieselbe Referenznummer vom Hafen bis ins Regal, ohne dass ein Händler in der Kette eine neue Erklärung erstellen muss.
Ab wann brauchen Sie die Nummern?
Die Pflichten gelten ab dem 30.12.2026 für mittlere und große Unternehmen und ab dem 30.06.2027 für Kleinst- und Kleinunternehmen. In der Praxis werden Referenznummern aber früher durch die Lieferketten wandern, weil große Abnehmer sie ab Ende 2026 einfordern.
Warum das Ganze ernst zu nehmen ist
Die EUDR sieht Bußgelder von bis zu 4 Prozent des EU-Jahresumsatzes vor. Auch eine Beschlagnahme der Ware ist möglich. Fehlende oder nicht zuordenbare Referenznummern sind dabei das naheliegendste Einfallstor für Beanstandungen, denn sie sind das Erste, was eine Behörde abfragt.
So organisieren Sie die Nummern im Alltag
In der Praxis kommen Referenznummern verstreut an: per E-Mail, auf Lieferscheinen, in Rechnungen. Ohne System gehen sie verloren oder lassen sich nach Monaten keiner Bestellung mehr zuordnen. Bewährt hat sich ein fester Prozess:
- Ein zentraler Ort, an dem alle Nummern ankommen.
- Eine klare Zuordnung von Nummer zu Bestellung.
- Eine Ablage, die 5 Jahre hält und exportierbar ist.
Das lässt sich mit einer Tabelle beginnen. Wer viele Lieferanten hat, nutzt besser ein Werkzeug, das Nummern automatisch einsammelt und zuordnet, etwa ein DDS-Referenz-Ledger wie Herkado.
Fazit
Die DDS-Referenznummer ist der Nachweis, dass für eine Ware eine EUDR-Sorgfaltserklärung existiert. Erstellt wird sie vom Importeur, aber verwalten müssen sie alle in der Kette. Für Händler gilt: früh einsammeln, sauber zuordnen, 5 Jahre aufbewahren. Dieser Artikel ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.