Zwei Nummern, ein Vorgang
Die EU-Entwaldungsverordnung (EUDR, Verordnung (EU) 2023/1115) verpflichtet denjenigen, der erfasste Waren erstmals in der EU in Verkehr bringt, zu einer Sorgfaltserklärung (Due Diligence Statement, kurz DDS). Diese Erklärung wird im EU-Informationssystem abgegeben. Das System bestätigt die Abgabe mit zwei Nummern:
- der Referenznummer und
- der Verifikationsnummer.
Beide gehören zur selben Sorgfaltserklärung, erfüllen aber unterschiedliche Aufgaben.
Die Referenznummer: das Kennzeichen der Erklärung
Die Referenznummer identifiziert eine konkrete Sorgfaltserklärung im EU-Informationssystem. Sie ist so etwas wie das Aktenzeichen der Erklärung. Wer die Nummer kennt, kann eine Lieferung eindeutig einer abgegebenen DDS zuordnen.
Die Referenznummer ist die Nummer, die durch die Lieferkette wandert. Der Importeur gibt sie an seine Kunden weiter, diese geben sie an ihre Abnehmer weiter, und so fort. Als nachgelagerter Händler müssen Sie die Referenznummern Ihrer Lieferanten kennen, den Lieferungen zuordnen, 5 Jahre aufbewahren, Behörden auf Verlangen vorlegen und an Ihre eigenen gewerblichen Abnehmer weitergeben.
Die Verifikationsnummer: der Prüfschlüssel
Die Verifikationsnummer gehört ebenfalls zur Sorgfaltserklärung, dient aber der Überprüfung. Sie funktioniert nach aktuellem Stand wie ein Zugangs- oder Prüfschlüssel: Erst in Kombination mit der Referenznummer lässt sich eine Erklärung im System verifizieren. Die Referenznummer allein sagt, welche Erklärung gemeint ist. Die Verifikationsnummer belegt, dass der Verweis darauf berechtigt ist.
Vereinfacht gesagt: Die Referenznummer ist der Benutzername, die Verifikationsnummer das Passwort der Erklärung. Diese Analogie hinkt rechtlich, trifft den Alltag aber gut.
Der Unterschied auf einen Blick
- Referenznummer: identifiziert die DDS eindeutig, wandert durch die Lieferkette, wird an Abnehmer weitergegeben und Behörden vorgelegt.
- Verifikationsnummer: ermöglicht die Prüfung der DDS, wird zusammen mit der Referenznummer vom EU-Informationssystem vergeben und sollte nur gezielt geteilt werden, etwa mit direkten Geschäftspartnern und Behörden.
Was Sie als Händler konkret brauchen
Wenn Sie erfasste Waren wie Kaffee, Kakao, Holz, Papier, Möbel, Naturkautschuk, Soja oder Rind und Leder gewerblich handeln, sollten Sie von Ihren Lieferanten beide Nummern anfordern. In der Praxis empfiehlt sich:
- Bei jeder Bestellung erfasster Waren beide Nummern abfragen, nicht nur die Referenznummer.
- Beide Nummern der konkreten Lieferung zuordnen, etwa über die Bestell- oder Lieferscheinnummer.
- Das Nummernpaar 5 Jahre aufbewahren und für Behördenanfragen exportierbar halten.
- An eigene Abnehmer die Nummern strukturiert weitergeben, damit diese ihre Pflichten erfüllen können.
Als KMU-Händler müssen Sie keine eigene Sorgfaltserklärung abgeben. Sie dürfen auf die Referenznummern der vorgelagerten Erklärungen verweisen. Genau deshalb ist die saubere Verwaltung der Nummern Ihre wichtigste EUDR-Aufgabe.
Typische Fehler in der Praxis
- Nur eine Nummer notiert: Ohne Verifikationsnummer lässt sich die Erklärung nicht überprüfen. Fordern Sie immer das Paar an.
- Nummern ohne Zuordnung: Eine Liste von Nummern ohne Bezug zu Lieferungen hilft bei einer Kontrolle wenig. Die Behörde will wissen, welche Nummer zu welcher Ware gehört.
- Zahlendreher: Nummern werden oft per E-Mail oder telefonisch übermittelt. Ein Tippfehler macht den Verweis wertlos. Eine Formatprüfung beim Erfassen, wie sie etwa Herkado automatisch durchführt, fängt solche Fehler früh ab.
- Verstreute Ablage: Nummern in Postfächern, Excel-Dateien und auf Lieferscheinen lassen sich nach Jahren kaum noch zusammenführen. Die Aufbewahrungspflicht läuft aber 5 Jahre.
So fragen Sie die Nummern richtig an
Am einfachsten nehmen Sie die Anforderung direkt in Ihre Bestellungen auf. Ein Satz genügt, etwa: Bitte übermitteln Sie uns zu dieser Lieferung die DDS-Referenznummer und die zugehörige Verifikationsnummer unter Angabe unserer Bestellnummer. So kommen beide Nummern von Anfang an mit Bezug zur Lieferung bei Ihnen an. Legen Sie zusätzlich eine feste Eingangsadresse oder ein Formular fest, damit die Nummern nicht in persönlichen Postfächern landen. Je früher Ihre Lieferanten diesen Ablauf kennen, desto weniger müssen Sie später hinterhertelefonieren.
Ab wann das relevant wird
Die Pflichten gelten ab dem 30.12.2026 für mittlere und große Unternehmen, ab dem 30.06.2027 für Kleinst- und Kleinunternehmen. Bei Verstößen drohen Bußgelder von bis zu 4 Prozent des EU-Jahresumsatzes sowie mögliche Beschlagnahme der Ware.
Fazit
Referenznummer und Verifikationsnummer gehören zusammen: Die eine identifiziert die Sorgfaltserklärung, die andere macht sie überprüfbar. Für Händler gilt die einfache Regel: immer beide Nummern anfordern, der Lieferung zuordnen und 5 Jahre aufbewahren. Dieser Artikel ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.