Worum es geht
Die EUDR (Verordnung (EU) 2023/1115) verpflichtet Unternehmen, für bestimmte Rohstoffe und Erzeugnisse nachzuweisen, dass sie nicht mit Entwaldung in Verbindung stehen. Für Händler bedeutet das vor allem: Dokumente und Nummern verwalten. Wer die Ware erstmals in die EU bringt, gibt eine Sorgfaltserklärung (DDS) ab und erhält eine Referenznummer plus Verifikationsnummer. Sie als Händler arbeiten mit diesen Nummern. Die folgende Checkliste bringt Sie in fünf Schritten auf Kurs.
Schritt 1: Betroffenheit prüfen
Gehen Sie Ihr Sortiment durch und markieren Sie alle Artikel, die eine dieser Warengruppen enthalten:
- Kaffee und Kakao
- Holz, Papier und Karton, Möbel
- Naturkautschuk und Gummiprodukte
- Soja
- Rind und Leder
Denken Sie auch an Erzeugnisse daraus, etwa Verpackungen und Druckerzeugnisse. Reiner Eigenverbrauch, zum Beispiel Kaffee für die eigene Teeküche, löst in der Regel keine Pflichten aus. Verkaufen Sie dagegen betroffene Ware weiter, sind Sie im Anwendungsbereich.
Schritt 2: Rolle und Frist bestimmen
Zwei Fragen entscheiden über Ihren Pflichtenumfang:
- Importieren Sie selbst aus Drittländern? Dann sind Sie Marktteilnehmer und müssen nach aktuellem Stand eigene Sorgfaltserklärungen im EU-Informationssystem abgeben.
- Kaufen Sie nur innerhalb der EU ein? Dann sind Sie nachgelagerter Händler. Als KMU dürfen Sie in der Regel auf die Referenznummern der vorgelagerten DDS verweisen, ohne eine eigene abzugeben.
Zur Frist: Mittlere und große Unternehmen müssen ab dem 30.12.2026 konform sein, Kleinst- und Kleinunternehmen ab dem 30.06.2027. Prüfen Sie Ihre Größenklasse anhand von Mitarbeiterzahl und Umsatz.
Schritt 3: Lieferanten erfassen und Nummern anfordern
Erstellen Sie eine Liste aller Lieferanten betroffener Ware. Für jeden klären Sie: Wer in der Kette hat die Sorgfaltserklärung abgegeben? Fordern Sie dann strukturiert an:
- DDS-Referenznummer und Verifikationsnummer
- Zuordnung zur konkreten Lieferung oder Bestellung
- Ansprechpartner für künftige Lieferungen
Tipp: Machen Sie die Nummernangabe zum festen Bestandteil Ihrer Bestellprozesse, etwa als Pflichtfeld in der Auftragsbestätigung. Einmalige Sammelaktionen veralten schnell.
Schritt 4: Zuordnen und Gültigkeit nachhalten
Eine Referenznummer ohne Bezug zur Lieferung ist im Prüfungsfall wenig wert. Sie müssen zeigen können, welche Nummer zu welcher Ware gehört. Richten Sie deshalb eine Zuordnung ein: Nummer, Lieferant, Lieferdatum, Bestellnummer, Artikel. Halten Sie außerdem nach, ob die Nummern gültig und vollständig sind. Fehlerhafte oder fehlende Nummern sollten sofort beim Lieferanten reklamiert werden, nicht erst bei einer Behördenanfrage.
Schritt 5: Archivieren und weitergeben
Die Unterlagen müssen 5 Jahre aufbewahrt und Behörden auf Verlangen vorgelegt werden können. Gleichzeitig erwarten Ihre gewerblichen Abnehmer, dass Sie die Referenznummern an sie weitergeben, denn sie haben dieselben Pflichten. Legen Sie fest:
- Wo die Nummern und Belege liegen (ein Ort, nicht drei)
- Wer im Unternehmen zuständig ist
- Wie Kunden die Nummern erhalten, etwa auf Rechnung oder Lieferschein
- Wie Sie bei einer Behördenanfrage binnen kurzer Zeit exportieren
Ob Sie das mit einem sauber gepflegten eigenen System oder mit einem spezialisierten Werkzeug wie Herkado lösen, ist zweitrangig. Entscheidend ist, dass der Prozess vor Ihrer Frist steht und nicht vom Gedächtnis einzelner Mitarbeiter abhängt.
Zeitplan: Wann Sie welchen Schritt erledigt haben sollten
Rechnen Sie rückwärts von Ihrer Frist. Die Betroffenheitsprüfung und die Rollenklärung (Schritte 1 und 2) kosten wenige Tage und sollten sofort passieren. Für Schritt 3 planen Sie mehrere Wochen ein, denn Lieferanten antworten erfahrungsgemäß langsam und oft unvollständig, gerade beim ersten Anlauf. Die Prozesse aus den Schritten 4 und 5 sollten mindestens drei Monate vor Ihrer Frist stehen, damit Sie zwei bis drei echte Liefervorgänge als Testlauf nutzen können. Wer erst im Dezember 2026 startet, arbeitet unter Druck gegen volle Postfächer bei den Lieferanten, denn dann fragen alle gleichzeitig.
Warum sich der Aufwand lohnt
Bei Verstößen drohen Geldbußen von bis zu 4 Prozent des EU-Jahresumsatzes sowie die Beschlagnahme der Ware. Dazu kommt das Handelsrisiko: Größere Kunden werden Lieferanten ohne EUDR-Nachweise meiden. Wer die fünf Schritte früh abarbeitet, verwandelt eine Pflicht in ein Verkaufsargument. Dieser Beitrag ist eine allgemeine Orientierung und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.