Die Aufgabe: mehr als eine Liste
Die EUDR (Verordnung (EU) 2023/1115) verlangt von nachgelagerten Händlern nach aktuellem Stand fünf Dinge: die DDS-Referenznummern ihrer Lieferanten einsammeln, deren Gültigkeit nachhalten, die Nummern den einzelnen Lieferungen zuordnen, alles 5 Jahre aufbewahren und Behörden auf Verlangen vorlegen sowie an eigene gewerbliche Abnehmer weitergeben. Jede DDS besteht dabei aus einer Referenznummer und einer Verifikationsnummer aus dem EU-Informationssystem.
Eine Excel-Tabelle kann den ersten Punkt abbilden: Nummern notieren. Bei den übrigen vier wird es eng. Ab dem 30.12.2026 für mittlere und große Unternehmen, ab dem 30.06.2027 für Kleinst- und Kleinunternehmen, sind das aber keine Kür-Aufgaben mehr, sondern Pflicht.
Bruchstelle 1: Das Einsammeln bleibt Handarbeit
Die Tabelle füllt sich nicht von selbst. In der Praxis heißt Excel-Verwaltung: Sie schreiben jedem Lieferanten eine E-Mail, warten auf Antwort, kopieren Nummern aus PDFs und Mailtexten in Zellen. Bei 5 Lieferanten geht das. Bei 30 Lieferanten mit wöchentlichen Lieferungen entsteht ein Dauerjob, der an einer Person hängt. Ist diese Person krank oder verlässt das Unternehmen, steht der Prozess.
Bruchstelle 2: Tippfehler fallen niemandem auf
DDS-Referenznummern sind lange, technische Zeichenketten. Excel prüft nicht, ob eine eingefügte Nummer plausibel ist, ob ein Zeichen fehlt oder ob dieselbe Nummer versehentlich zwei verschiedenen Lieferungen zugeordnet wurde. Ein Zahlendreher bleibt unbemerkt, bis eine Behörde oder ein Großkunde die Nummer prüft. Dann ist die Lieferung Monate her und die Rekonstruktion mühsam.
Bruchstelle 3: Die Zuordnung zur Lieferung zerfällt
Die eigentliche Anforderung ist nicht die Liste, sondern die Verknüpfung: Welche Nummer gehört zu welcher Bestellung, welchem Wareneingang, welchem Artikel? In Excel entstehen dafür schnell mehrere Tabs, dann mehrere Dateien, dann Versionen wie EUDR_final_v3_NEU.xlsx. Sobald zwei Personen parallel pflegen, gibt es widersprüchliche Stände. Genau diese Zuordnung müssen Sie aber im Prüfungsfall lückenlos zeigen.
Bruchstelle 4: 5 Jahre sind länger als jede Dateiablage
Die Aufbewahrungsfrist beträgt 5 Jahre. In diesem Zeitraum wechseln Mitarbeiter, Laufwerke werden migriert, Ordner aufgeräumt, Dateien überschrieben. Eine Excel-Datei hat keine Änderungshistorie, die belegt, dass die Daten seit dem Wareneingang unverändert sind. Und sie beantwortet nicht die Frage, ob die Nummer damals gültig war, als Sie die Ware angenommen haben.
Bruchstelle 5: Weitergabe und Behördenexport
Ihre gewerblichen Abnehmer brauchen die Referenznummern für ihre eigene Dokumentation, Behörden können die Unterlagen auf Verlangen anfordern. Mit Excel heißt das: manuell filtern, kopieren, als Anhang verschicken, bei jeder Anfrage neu. Jeder dieser Handgriffe ist eine Gelegenheit, veraltete oder falsche Daten zu versenden.
Ein Rechenbeispiel aus der Praxis
Angenommen, Sie haben 20 Lieferanten und im Schnitt 3 Lieferungen pro Lieferant und Monat. Das sind 720 Vorgänge im Jahr, für die jeweils Referenznummer und Verifikationsnummer eingeholt, geprüft und zugeordnet werden müssen. Bei nur 5 Minuten pro Vorgang, inklusive Nachfassen bei fehlenden Antworten, entstehen rund 60 Arbeitsstunden im Jahr, verteilt auf viele kleine Unterbrechungen. Über die 5-jährige Aufbewahrungsfrist verwalten Sie am Ende mehrere tausend Datensätze in einer Datei, die nie für diesen Zweck gebaut wurde. Das ist der Punkt, an dem aus einer pragmatischen Übergangslösung ein strukturelles Risiko wird.
Wann Excel trotzdem genügt
Fairerweise: Wenn Sie zwei Lieferanten, wenige Lieferungen pro Jahr und einen einzigen Bearbeiter haben, kann eine diszipliniert geführte Tabelle in der Regel ausreichen. Definieren Sie dann feste Spalten (Referenznummer, Verifikationsnummer, Lieferant, Bestellnummer, Lieferdatum, Prüfdatum), sperren Sie die Datei gegen Parallelbearbeitung und sichern Sie sie regelmäßig an einem zweiten Ort.
Was ein tragfähiger Prozess leisten muss
- Automatisches Einsammeln: Lieferanten tragen ihre Nummern selbst ein, statt dass Sie hinterhertelefonieren.
- Formatprüfung: Fehlerhafte Nummern werden sofort erkannt, nicht erst im Audit.
- Feste Zuordnung: Jede Nummer hängt an einer Bestellung, nicht an einer Zeile.
- Revisionssichere Archivierung: 5 Jahre, unabhängig von Personalwechseln und Laufwerksumzügen.
- Export auf Knopfdruck: Für Behörden und für die Weitergabe an Abnehmer.
Genau für dieses Profil gibt es spezialisierte Werkzeuge wie Herkado, die Lieferanten per Link einbinden und die Ablage übernehmen. Ob Tool oder Tabelle: Entscheidend ist, dass Ihr Prozess die Anforderungen erfüllt, bevor die erste Prüfung oder Kundenanfrage kommt. Bei Verstößen drohen immerhin Geldbußen von bis zu 4 Prozent des EU-Jahresumsatzes und die Beschlagnahme der Ware. Dieser Beitrag ersetzt keine Rechtsberatung.