Wer ist nachgelagerter Händler?
Die EU-Entwaldungsverordnung (EUDR, Verordnung (EU) 2023/1115) unterscheidet zwei Rollen. Marktteilnehmer bringen erfasste Waren erstmals in der EU in Verkehr, typischerweise als Importeur. Sie geben eine Sorgfaltserklärung (DDS) im EU-Informationssystem ab und erhalten dafür eine Referenznummer und eine Verifikationsnummer. Händler kaufen bereits in Verkehr gebrachte Ware innerhalb der EU und verkaufen sie weiter. Das trifft auf viele Röstereien, Möbelhändler, Papier- und Verpackungshändler zu.
Für Sie als Händler gilt eine wichtige Erleichterung: Als KMU müssen Sie keine eigene Sorgfaltserklärung abgeben. Sie dürfen auf die Referenznummern der vorgelagerten Erklärungen verweisen. Dafür müssen Sie diese Nummern aber lückenlos verwalten. Daraus ergeben sich sechs Aufgaben.
Aufgabe 1: Referenznummern kennen und einsammeln
Sie müssen für jede Lieferung erfasster Waren die DDS-Referenznummern Ihrer Lieferanten kennen. Das heißt konkret: bei jeder Bestellung von Kaffee, Kakao, Holz, Papier und Karton, Möbeln, Naturkautschuk, Soja oder Rind und Leder die Nummern aktiv anfordern. Warten Sie nicht darauf, dass Lieferanten sie von selbst schicken. Legen Sie einen festen Kanal fest, über den die Nummern ankommen sollen.
Aufgabe 2: Gültigkeit nachhalten
Eine Nummer zu haben reicht nicht. Sie müssen nachhalten, dass die Nummern tatsächlich vorliegen, plausibel sind und zur gelieferten Ware passen. Fehlt bei einer Lieferung die Nummer, sollte das auffallen, bevor die Ware weiterverkauft wird, nicht erst bei einer Kontrolle.
Aufgabe 3: Nummern den Lieferungen zuordnen
Die häufigste Schwachstelle in der Praxis: Es existiert eine Liste mit Nummern, aber niemand weiß mehr, welche Nummer zu welcher Lieferung gehört. Die Zuordnung ist der Kern der Pflicht. Verknüpfen Sie jede Referenznummer mit einer Bestellnummer, Lieferscheinnummer oder Charge. Nur so können Sie bei einer Anfrage belegen, dass eine konkrete Ware abgedeckt ist.
Aufgabe 4: 5 Jahre aufbewahren
Alle Nachweise müssen 5 Jahre aufbewahrt werden. Das klingt banal, scheitert aber oft an der Realität: Mitarbeiter wechseln, Postfächer werden aufgeräumt, Excel-Dateien liegen auf lokalen Rechnern. Planen Sie eine Ablage, die Personalwechsel und Systemumstellungen übersteht.
Aufgabe 5: Behörden auf Verlangen vorlegen
Die zuständigen Behörden können die Nachweise anfordern. Dann zählt, wie schnell und vollständig Sie liefern können. Ein Export auf Knopfdruck, sortiert nach Lieferant und Zeitraum, ist hier der Unterschied zwischen einem kurzen Vorgang und wochenlanger Suche. Bei Verstößen drohen Bußgelder von bis zu 4 Prozent des EU-Jahresumsatzes und die Beschlagnahme der Ware.
Aufgabe 6: An eigene Abnehmer weitergeben
Verkaufen Sie an andere Unternehmen, müssen Sie die Referenznummern an Ihre Abnehmer weitergeben, denn diese haben dieselben Pflichten wie Sie. Wer hier verlässlich liefert, hat einen handfesten Vorteil: Große Abnehmer werden Lieferanten bevorzugen, die EUDR-Nachweise ohne Nachfragen mitliefern.
Ab wann gelten die sechs Aufgaben?
- 30.12.2026: mittlere und große Unternehmen
- 30.06.2027: Kleinst- und Kleinunternehmen
Beachten Sie: Auch wenn Ihre eigene Frist erst Mitte 2027 greift, werden größere Kunden die Nummern in der Regel schon ab Ende 2026 von Ihnen verlangen.
Was nicht unter die Pflichten fällt
Reiner Eigenverbrauch löst in der Regel keine Pflichten aus. Das Büropapier für die eigene Verwaltung oder die Kaffeemaschine im Pausenraum sind nach aktuellem Stand kein Fall für die EUDR. Entscheidend ist der gewerbliche Weiterverkauf oder die Weitergabe in eigenen Produkten.
So setzen Sie die Aufgaben praktisch um
- Erstellen Sie eine Liste aller Lieferanten erfasster Waren.
- Informieren Sie diese Lieferanten jetzt, dass Sie ab 2026 Referenznummern zu jeder Lieferung erwarten.
- Definieren Sie einen einzigen Eingangskanal für Nummern statt verstreuter E-Mails.
- Verknüpfen Sie Nummern konsequent mit Bestellungen.
- Nutzen Sie für Einsammeln, Prüfung, Zuordnung und Archiv ein dafür gebautes Werkzeug wie Herkado, statt alles manuell in Tabellen zu pflegen.
Fazit
Die EUDR verlangt von nachgelagerten Händlern keine eigene Sorgfaltserklärung, aber eine saubere Verwaltung fremder Erklärungen: einsammeln, nachhalten, zuordnen, 5 Jahre aufbewahren, vorlegen, weitergeben. Wer diese sechs Aufgaben als Prozess aufsetzt, erledigt die Verordnung nebenbei. Dieser Artikel ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.