Kaffee im Anwendungsbereich der EUDR
Die EU-Entwaldungsverordnung (EUDR, Verordnung (EU) 2023/1115) verpflichtet Unternehmen nachzuweisen, dass bestimmte Rohstoffe nicht von entwaldeten Flächen stammen. Kaffee gehört zu den regulierten Warengruppen, und zwar einschließlich der Erzeugnisse daraus: Rohkaffee, Röstkaffee, entkoffeinierter Kaffee und weitere Kaffeeprodukte. Da Kaffee praktisch vollständig außerhalb der EU angebaut wird, ist die Branche in voller Breite betroffen, vom Importeur über die Rösterei bis zum Fachhändler.
Fristen: Wann es für wen ernst wird
Nach aktuellem Stand gilt die Verordnung ab dem 30.12.2026 für mittlere und große Unternehmen. Kleinst- und Kleinunternehmen müssen ab dem 30.06.2027 konform sein. Für den Kaffeehandel bedeutet das gestaffelte Realität: Die großen Importeure und Röstereien müssen zuerst liefern. Kleine Händler und Röstereien haben ein halbes Jahr länger, werden aber schon vorher von größeren Abnehmern nach Referenznummern gefragt.
Die zwei Rollen im Kaffeegeschäft
Importeur: Sie geben die Sorgfaltserklärung ab
Wer Rohkaffee oder Kaffeeprodukte erstmals in die EU einführt, ist Marktteilnehmer. Er muss eine Sorgfaltserklärung (DDS) im EU-Informationssystem abgeben und erhält dafür eine Referenznummer plus Verifikationsnummer. Die DDS setzt voraus, dass die Herkunft der Ware bis zur Anbaufläche dokumentiert und das Entwaldungsrisiko bewertet wurde. Das ist der aufwendigste Part der Verordnung. Wenn Sie direkt aus Ursprungsländern wie Brasilien, Vietnam, Äthiopien oder Kolumbien einkaufen, sollten Sie diese Prozesse deutlich vor Ihrer Frist aufsetzen.
Nachgelagerter Händler: Sie verwalten Referenznummern
Kaufen Sie Ihren Kaffee bei EU-Importeuren, Großröstereien oder Großhändlern ein, sind Sie nachgelagerter Händler. Als KMU dürfen Sie in der Regel auf die Referenznummern der vorgelagerten Sorgfaltserklärungen verweisen und müssen keine eigene DDS abgeben. Ihre Pflichten:
- Einsammeln: DDS-Referenznummern von jedem Lieferanten für jede Charge.
- Gültigkeit nachhalten: Die Nummer muss zur konkreten Lieferung passen.
- Zuordnen: Welche Nummer gehört zu welcher Bestellung und welchem Artikel?
- 5 Jahre aufbewahren: Vollständig und auffindbar.
- Vorlegen und weitergeben: An Behörden auf Verlangen, an gewerbliche Abnehmer im Regelfall mit der Lieferung.
Typische Konstellationen im Kaffeehandel
- Rösterei mit EU-Einkauf: Sie beziehen Rohkaffee über einen EU-Importeur. Sie sammeln dessen Referenznummern ein und geben sie an Ihre gewerblichen Kunden weiter.
- Rösterei mit Direktimport: Sie kaufen direkt an der Farm oder über einen Exporteur im Ursprungsland. Dann sind Sie selbst Marktteilnehmer und müssen nach aktuellem Stand eine eigene DDS abgeben.
- Online-Händler für Röstkaffee: Sie handeln fertige Ware aus der EU. Sie verwalten die Referenznummern Ihrer Lieferanten. Beim Verkauf an Endverbraucher entfällt die Weitergabe, die Dokumentationspflichten bleiben.
- Büro- und Gastrobelieferung: Ihre Firmenkunden verbrauchen den Kaffee selbst. Reiner Eigenverbrauch löst beim Kunden in der Regel keine Pflichten aus, Ihre eigenen Händlerpflichten bestehen trotzdem.
Woran der Kaffeehandel in der Praxis scheitert
Die häufigste Schwachstelle ist nicht der fehlende Wille, sondern die Chargenlogik. Kaffee wird gemischt, umgepackt und in Teilmengen verkauft. Eine Referenznummer, die beim Wareneingang noch eindeutig einer Partie Rohkaffee zugeordnet war, muss auch nach dem Rösten und Abfüllen dem richtigen Endprodukt zuzuordnen sein. Legen Sie deshalb früh fest, wie Sie Chargen kennzeichnen und welche Referenznummern in eine Mischung eingehen. Die zweite Schwachstelle sind saisonale Lieferantenwechsel: Wer jedes Erntejahr neue Quellen aufnimmt, braucht einen Standardprozess, mit dem neue Lieferanten ihre Nummern von Anfang an mitliefern, statt sie nachträglich einzusammeln.
Sanktionen und Marktdruck
Bei Verstößen drohen Geldbußen von bis zu 4 Prozent des EU-Jahresumsatzes sowie die Beschlagnahme der Ware. Im Kaffeegeschäft mit seinen langen Beschaffungswegen wiegt die Beschlagnahme besonders schwer: Ein festgesetzter Container bedeutet Lieferausfall über Wochen. Dazu kommt der Marktdruck, denn Röstereien und Handelsketten sortieren Lieferanten ohne saubere Nachweise früh aus.
Erste Schritte für Kaffeehändler
- Klären Sie Ihre Rolle: Importieren Sie selbst oder kaufen Sie in der EU ein?
- Bestimmen Sie Ihre Unternehmensgröße und damit Ihre Frist.
- Listen Sie alle Kaffee-Lieferanten und fragen Sie deren DDS-Fähigkeit ab.
- Richten Sie einen festen Prozess für Referenznummern ein: einsammeln, prüfen, zuordnen, archivieren. Spezialisierte Dienste wie Herkado übernehmen das per Lieferanten-Link.
- Informieren Sie Ihre gewerblichen Kunden proaktiv, wie sie die Nummern von Ihnen erhalten.
Dieser Beitrag gibt eine allgemeine Orientierung nach aktuellem Stand und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.