Warum die EUDR Ihre Rösterei betrifft
Die EU-Entwaldungsverordnung (EUDR, Verordnung (EU) 2023/1115) soll verhindern, dass Produkte aus entwaldeten Flächen in die EU gelangen. Kaffee gehört zu den erfassten Warengruppen, neben Kakao, Holz, Papier, Möbeln, Naturkautschuk, Soja sowie Rind und Leder. Auch Erzeugnisse daraus fallen darunter. Wer als Rösterei Rohkaffee einkauft, röstet und verkauft, ist damit nach aktuellem Stand direkt betroffen.
Ab wann gilt die Verordnung?
Es gibt zwei Stichtage:
- 30.12.2026: Die Pflichten gelten für mittlere und große Unternehmen.
- 30.06.2027: Kleinst- und Kleinunternehmen müssen nachziehen.
Viele Röstereien fallen unter die zweite Frist. Verlassen sollten Sie sich darauf aber nicht ohne Prüfung. Ihre Größenklasse hängt von Mitarbeiterzahl, Umsatz und Bilanzsumme ab. Und Ihre Abnehmer, etwa größere Handelsketten, werden die Nachweise in der Regel schon ab Ende 2026 verlangen.
Zwei Rollen, zwei Pflichtenpakete
Entscheidend ist, welche Rolle Ihre Rösterei in der Lieferkette einnimmt.
Rolle 1: Sie importieren Rohkaffee selbst
Wer Kaffee erstmals in der EU in Verkehr bringt, gilt als Marktteilnehmer. Marktteilnehmer müssen eine Sorgfaltserklärung (Due Diligence Statement, kurz DDS) im EU-Informationssystem abgeben. Dafür brauchen Sie unter anderem Angaben zur Herkunft der Ware. Nach der Abgabe erhalten Sie eine Referenznummer und eine Verifikationsnummer. Diese Nummern begleiten die Ware durch die weitere Lieferkette.
Rolle 2: Sie kaufen bei einem EU-Importeur
Beziehen Sie Ihren Rohkaffee von einem Importeur oder Händler innerhalb der EU, sind Sie in der Regel nachgelagerter Händler. Als KMU-Händler dürfen Sie auf die Referenznummern der vorgelagerten Sorgfaltserklärungen verweisen. Eine eigene DDS müssen Sie dann nach aktuellem Stand nicht abgeben. Ganz ohne Aufwand geht es aber nicht. Sie müssen:
- die DDS-Referenznummern Ihrer Lieferanten kennen und einsammeln,
- deren Gültigkeit nachhalten,
- die Nummern den einzelnen Lieferungen zuordnen,
- alles 5 Jahre aufbewahren,
- die Unterlagen den Behörden auf Verlangen vorlegen,
- die Nummern an Ihre eigenen gewerblichen Abnehmer weitergeben.
Was passiert bei Verstößen?
Die Sanktionen sind spürbar. Vorgesehen sind Bußgelder von bis zu 4 Prozent des EU-Jahresumsatzes. Auch eine Beschlagnahme der Ware ist möglich. Für eine kleine Rösterei kann schon eine festgesetzte Lieferung im Weihnachtsgeschäft ein ernstes Problem sein.
Was Röstereien jetzt tun sollten
Warten Sie nicht auf den Stichtag. Diese Schritte kosten wenig Zeit und schaffen Klarheit:
- Rolle klären: Importieren Sie selbst oder kaufen Sie in der EU ein? Davon hängt Ihr Pflichtenpaket ab.
- Größenklasse prüfen: Sind Sie Kleinst-, Klein- oder mittleres Unternehmen? Das bestimmt Ihre Frist.
- Lieferantenliste erstellen: Von wem beziehen Sie Rohkaffee, Verpackungen aus Papier oder Karton und andere erfasste Waren?
- Lieferanten anschreiben: Fragen Sie, ob Ihre Lieferanten die EUDR kennen und ab wann sie Referenznummern liefern können.
- Ablage organisieren: Legen Sie fest, wo Referenznummern ankommen, wie sie Bestellungen zugeordnet werden und wer die 5-Jahres-Aufbewahrung sicherstellt. Ein E-Mail-Postfach reicht dafür selten. Werkzeuge wie ein DDS-Referenz-Ledger, zum Beispiel Herkado, nehmen Ihnen das Einsammeln und Zuordnen ab.
Ein Beispiel aus der Praxis
Eine Rösterei mit 8 Mitarbeitern kauft Rohkaffee bei zwei Hamburger Importeuren und verkauft gerösteten Kaffee an Cafés, Büros und einen regionalen Lebensmittelhändler. Als Kleinstunternehmen greift ihre eigene Frist erst am 30.06.2027. Der Lebensmittelhändler ist aber ein mittleres Unternehmen und fragt schon ab dem 30.12.2026 nach Referenznummern. Die Rösterei muss also faktisch ein halbes Jahr früher liefern können als gesetzlich verlangt. Sie bittet ihre beiden Importeure im Herbst 2026 um die Nummern zu jeder Lieferung, ordnet sie den Bestellungen zu und gibt sie an den Händler weiter. Mehr verlangt die Verordnung von ihr in der Regel nicht.
Sonderfall: Eigenverbrauch
Nicht jeder Kontakt mit erfassten Waren löst Pflichten aus. Reiner Eigenverbrauch, etwa Büropapier für die eigene Verwaltung, führt in der Regel nicht zu EUDR-Pflichten. Entscheidend ist, ob Sie die Ware gewerblich weiterverkaufen oder in Ihren Produkten weitergeben.
Fazit
Die EUDR ist für Röstereien kein Randthema, denn Kaffee ist eine Kernwarengruppe der Verordnung. Wer bei einem EU-Importeur einkauft, muss keine eigene Sorgfaltserklärung abgeben, aber Referenznummern sauber einsammeln, zuordnen und 5 Jahre aufbewahren. Wer früh mit Lieferanten spricht und seine Ablage regelt, geht entspannt in den 30.12.2026. Dieser Artikel ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.