Warum dieses Anschreiben Ihr erster EUDR-Schritt ist
Jede EUDR-Vorbereitung beginnt am selben Punkt: bei der Frage, ob Ihre Lieferanten überhaupt wissen, dass Sie ab dem 30.12.2026 beziehungsweise 30.06.2027 DDS-Referenznummern von ihnen brauchen. Ohne dieses Anschreiben passiert meistens nichts, weil kein Lieferant von selbst anfängt, Nummern mitzuschicken. Das Muster in diesem Beitrag ist deshalb Schritt 3 der EUDR-Checkliste in 5 Schritten: Lieferanten erfassen und Nummern anfordern. Schicken Sie es früh, denn die Antwortzeiten Ihrer Lieferanten sind der Teil des Prozesses, den Sie am wenigsten beeinflussen können.
Was Sie genau anfordern
Ihr Anschreiben sollte drei Dinge konkret benennen, keine allgemeine Bitte um EUDR-Unterlagen:
- Die DDS-Referenznummer und die Verifikationsnummer der Sorgfaltserklärung (Due Diligence Statement, kurz DDS), die für die gelieferte Ware im EU-Informationssystem hinterlegt wurde. Was diese Nummer genau ist und woher sie kommt, erklärt der Beitrag zur DDS-Referenznummer.
- Die Zuordnung zur Charge oder Lieferung, also welche Bestellung, welcher Lieferschein oder welche Charge zu welcher Nummer gehört. Eine Nummer ohne diese Zuordnung ist im Ernstfall wenig wert.
- Einen Ansprechpartner beim Lieferanten für Rückfragen, damit Sie bei fehlenden oder unklaren Angaben nicht wieder im allgemeinen Postfach landen.
Nach aktuellem Stand müssen Sie als nachgelagerter Händler keine eigene Sorgfaltserklärung abgeben, das bleibt Aufgabe des Erstinverkehrbringers. Warum das Erheben und Verwalten der Nummern trotzdem Ihre Aufgabe bleibt, erklärt der Beitrag zu den EUDR-Pflichten für Händler. Diese Einordnung ist eine allgemeine Orientierung und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall. Prüfen Sie Sonderfälle wie Mehrfachlieferanten oder Importe über Drittländer im Zweifel mit Ihrer Rechtsabteilung.
Muster-Mail auf Deutsch, kopierbar
Passen Sie Firmenname, Ansprechpartner und E-Mail-Adresse an, bevor Sie die Mail verschicken.
Betreff: DDS-Referenznummern zu Ihren Lieferungen ab [Datum]
Sehr geehrte Damen und Herren,
im Rahmen der EU-Entwaldungsverordnung (EUDR, Verordnung (EU) 2023/1115) benötigen wir ab sofort zu jeder Lieferung folgende Angaben:
- die DDS-Referenznummer und die Verifikationsnummer der zugrunde liegenden Sorgfaltserklärung,
- die Zuordnung dieser Nummer zur jeweiligen Bestellung, Charge oder Lieferung,
- einen Ansprechpartner in Ihrem Haus für Rückfragen zur Sorgfaltserklärung.
Bitte teilen Sie uns mit, ob Sie diese Angaben ab der nächsten Lieferung mitliefern können, wahlweise auf dem Lieferschein, auf der Rechnung oder per E-Mail an [E-Mail-Adresse Einkauf].
Geben Sie selbst keine eigene Sorgfaltserklärung ab, weil Sie die Ware von einem vorgelagerten Lieferanten beziehen, genügt uns die Nummer dieser vorgelagerten Erklärung, sofern Sie uns die Quelle benennen können.
Für Rückfragen stehen wir gerne zur Verfügung. Wir bitten um eine Rückmeldung bis zum [Datum, 10 Werktage].
Mit freundlichen Grüßen
[Ihr Name]
[Ihre Firma]
Muster-Mail auf Englisch für Nicht-EU- und internationale Lieferanten
Für Lieferanten außerhalb der EU, etwa Anbaubetriebe oder Exporteure in Ursprungsländern, verwenden Sie die englische Fassung. Der Inhalt ist derselbe, nur die Sprache ändert sich.
Subject: DDS reference numbers for your deliveries from [date]
Dear Sir or Madam,
Under the EU Deforestation Regulation (EUDR, Regulation (EU) 2023/1115), we require the following information for every delivery from now on:
- the DDS reference number and the verification number of the underlying due diligence statement,
- the assignment of this number to the relevant order, batch or delivery,
- a contact person at your company for questions about the due diligence statement.
Please let us know whether you can provide this information starting with the next delivery, either on the delivery note, on the invoice, or by email to [purchasing email address].
If you do not submit your own due diligence statement because you source the goods from an upstream supplier, the reference number of that upstream statement is sufficient, provided you can name your source.
We are happy to answer any questions. Please reply by [date, 10 working days].
Kind regards,
[your name]
[your company]
Jährliche Rahmenabfrage oder Abfrage je Bestellung?
Nicht jeder Lieferant braucht bei jeder Bestellung eine neue Mail. Zwei Modelle haben sich in der Praxis bewährt.
Die jährliche Rahmenabfrage eignet sich für Lieferanten mit vielen kleinen, regelmäßigen Lieferungen aus derselben Quelle. Sie schreiben einmal im Jahr, zu Jahresbeginn oder vor der Liefersaison, und vereinbaren den Prozess: Der Lieferant liefert die DDS-Referenznummer künftig automatisch mit jedem Lieferschein oder jeder Rechnung mit, ohne dass Sie jedes Mal erneut nachfragen müssen. Die einzelne Nummer bleibt dabei immer an die konkrete Lieferung oder Charge gebunden, das ändert die Rahmenabfrage nicht, sie regelt nur, wie und wann die Nummer bei Ihnen ankommt.
Die Abfrage je Bestellung eignet sich für neue Lieferanten, unregelmäßige Bestellungen oder Lieferanten mit wechselnden Ursprungsländern. Hier fragen Sie die Nummer bei jeder einzelnen Bestellung gezielt ab, weil sich die zugrunde liegende Sorgfaltserklärung von Lieferung zu Lieferung unterscheiden kann.
Ein verbreitetes Missverständnis: Die Rahmenabfrage ist keine jährliche Sammel-Referenznummer. Nach aktuellem Stand ist jede Sorgfaltserklärung an eine konkrete Menge Ware gebunden, nicht an einen Lieferanten als Ganzes. Die Rahmenabfrage vereinbart nur den Prozess, nicht eine einzige Nummer fürs ganze Jahr.
Typische Antworten und was sie bedeuten
Nach dem Versand kommen in der Regel drei Arten von Antworten:
- Das machen wir automatisch. Ein gutes Zeichen, aber kein Freifahrtschein. Prüfen Sie bei der nächsten tatsächlichen Lieferung, ob die Nummer wirklich mitkommt und zur Ware passt, bevor Sie sich darauf verlassen.
- Das betrifft uns nicht. Diese Antwort ist der Punkt, an dem viele Händler zu schnell nachgeben. Fragen Sie konkret nach, auf welche Ausnahme sich der Lieferant beruft, zum Beispiel reiner Eigenverbrauch oder eine nicht erfasste Warengruppe. Können Sie diese Ausnahme nicht selbst nachvollziehen, tragen Sie im Zweifel das Risiko, wenn Sie die Ware ohne Nachweis weiterverkaufen.
- Keine Antwort. Die häufigste Reaktion in der ersten Runde. Hier greift der Nachfass-Zeitplan aus dem nächsten Abschnitt.
Nachfassen: Zeitplan und Eskalationsstufen vor dem 30.12.2026
Ein fester Zeitplan verhindert, dass Anfragen im Postfach versanden:
- Tag 0: Erstkontakt mit der Muster-Mail.
- Tag 10: Freundliche Erinnerung über denselben Kanal, kurzer Hinweis auf die ursprüngliche Mail.
- Tag 20: Anruf oder direkter Kontakt über Ihren gewohnten Ansprechpartner beim Lieferanten, nicht mehr nur E-Mail.
- Tag 30: Eskalation an die Einkaufs- oder Geschäftsleitung des Lieferanten, mit dem Hinweis, dass fehlende Nummern die weitere Zusammenarbeit ab dem 30.12.2026 beziehungsweise 30.06.2027 beeinträchtigen können.
Damit für alle vier Stufen genug Zeit bleibt, sollten Sie die erste Runde an alle Lieferanten spätestens im Oktober 2026 verschicken. Wer erst im Dezember startet, trifft bei vielen Lieferanten auf volle Postfächer, weil dann alle Handelspartner gleichzeitig fragen.
Antworten ablegen: 5 Jahre, auffindbar, nicht im Mail-Postfach
Eine Antwort mit Referenznummer ist erst dann etwas wert, wenn Sie sie 5 Jahre später wiederfinden. Ein einzelnes E-Mail-Postfach ist dafür ungeeignet, sobald Mitarbeiter wechseln oder das Postfach aufgeräumt wird. Legen Sie stattdessen fest, an welchem zentralen Ort Antworten landen, wie die Nummer der jeweiligen Bestellung zugeordnet wird und wer im Unternehmen für die Vollständigkeit verantwortlich ist. Bei einer Handvoll Lieferanten reicht dafür eine gepflegte Tabelle. Bei 20 Lieferanten und mehreren Anschreiben-Runden im Jahr nimmt Ihnen ein Werkzeug wie Herkado das Einsammeln der Antworten, die Zuordnung zur Lieferung und die 5-jährige Archivierung ab, ohne dass Sie Tabellen manuell pflegen müssen.
Praxisbeispiel: Rösterei mit 8 Mitarbeitern und 20 Lieferanten
Eine Rösterei mit 8 Mitarbeitern bezieht Rohkaffee, Verpackungsmaterial und Kaffeebecher aus Karton von insgesamt 20 Lieferanten. Der Einkauf schreibt alle 20 Lieferanten in der ersten Oktoberwoche 2026 mit der deutschen oder englischen Mustermail an, je nach Sitz des Lieferanten. Das Personalisieren jeder Mail dauert im Schnitt 5 Minuten, macht zusammen rund 100 Minuten für die Erstansprache. Nach 10 Tagen antworten erfahrungsgemäß etwa die Hälfte der Lieferanten mit einer Zusage oder direkt mit den Nummern, die übrigen 10 bekommen eine Erinnerungsmail, wieder 5 Minuten pro Lieferant, macht 50 Minuten. Nach weiteren 10 Tagen bleiben typischerweise 3 bis 5 Lieferanten übrig, die nicht reagiert haben. Hier lohnt sich ein kurzer Anruf statt einer dritten Mail, rund 15 Minuten je Gespräch, macht bei 5 Lieferanten 75 Minuten. Insgesamt braucht die erste vollständige Anschreiben-Runde damit rund 4 Stunden Arbeitszeit für 20 Lieferanten, verteilt auf gut 3 Wochen. Wiederholt sich das jedes Jahr oder bei jedem neuen Lieferanten, addiert sich der Aufwand, hier zahlt sich eine feste Ablage aus, damit niemand bei Lieferant Nummer 15 vergisst, wer schon geantwortet hat. Mehr zu den EUDR-Pflichten für Röstereien im Allgemeinen lesen Sie im Beitrag zu EUDR für Röstereien. Dieser Artikel ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.