Kurzantwort: Was EUDR-Software kostet, nach Kategorie
Die Preisspanne reicht von 0 EUR bis zu vierstelligen Monatsbeträgen. Welche Zahl für Sie realistisch ist, hängt fast ausschließlich von der Software-Kategorie ab, nicht vom Anbieternamen:
- Excel oder ERP-Bordmittel: 0 EUR direkte Lizenzkosten, dafür Arbeitszeit für Einsammeln, Zuordnen und Ablage von Hand.
- Referenznummern-Ledger für nachgelagerte Händler: etwa 29 bis 290 EUR im Monat, gestaffelt nach Lieferanten- und Vorgangszahl. Beispiele: eudrready.eu mit einem kostenlosen Einstieg sowie 29 und 79 EUR im Monat für die nächsten Stufen (eudrready.eu, Stand Juli 2026) und Herkado mit 39, 79 oder 290 EUR im Monat.
- Geodaten- und DDS-Suiten für Erstinverkehrbringer: ab etwa 499 EUR im Monat aufwärts, meist gestaffelt nach Importvolumen. Beispiel: eudrsoftware.de nennt 499 EUR im Monat für bis zu 50 Vorgänge und 999 EUR im Monat für bis zu 200 Vorgänge (eudrsoftware.de, Stand Juli 2026).
- Konzern-Suiten wie osapiens, VERSO, Coolset oder Satelligence: Preis ausschließlich auf Anfrage. Eine Marktanalyse stellt fest, dass keiner der verglichenen Anbieter einen öffentlichen Listenpreis nennt (vysion.at, Stand Juli 2026).
Welche Kategorie zu Ihnen passt, entscheidet in erster Linie Ihre Rolle in der Lieferkette, dazu mehr im nächsten Abschnitt.
Warum fast alle Anbieter Preise verstecken, und was das für Sie heißt
Auch osapiens, der bekannteste Anbieter im deutschsprachigen Raum, nennt für sein Onboarding-Programm Easy Start keine konkrete Zahl. Beworben wird eine reduzierte, transparente Flatrate-Lizenz ohne zusätzliche Onboarding-Kosten, aber ohne veröffentlichten Betrag (osapiens.com, Stand Juli 2026). Das Muster wiederholt sich bei praktisch jedem Anbieter, der Geodaten erfasst und Sorgfaltserklärungen (Due Diligence Statements, kurz DDS) über das EU-Informationssystem TRACES einreicht: Der Funktionsumfang pro Kunde unterscheidet sich stark, je nach Warengruppen, Lieferantenzahl und Länderrisiko, deshalb bevorzugen diese Anbieter ein Bedarfsgespräch statt einer festen Preisliste.
Für Sie heißt das zweierlei. Erstens: Ein fehlender Listenpreis ist kein Warnsignal, sondern in dieser Kategorie die Norm. Zweitens: Genau deshalb lohnt es sich, vor dem ersten Gespräch selbst einzuordnen, welche Kategorie Sie überhaupt brauchen, damit Sie im Vertriebsgespräch nicht für Module verhandeln, die Sie nie nutzen. Die sechs Preisfragen weiter unten geben Ihnen dafür ein Gerüst.
Kostentreiber 1: Ihre Rolle entscheidet vor dem Preis
Der größte Kostentreiber ist nicht Ihre Unternehmensgröße, sondern Ihre Rolle in der Lieferkette. Wer Kaffee, Holz, Kakao oder andere erfasste Rohstoffe erstmals in der EU in Verkehr bringt, gilt als Erstinverkehrbringer und muss nach aktuellem Stand Geolokalisierungsdaten zu Erzeugungsflächen erfassen, Entwaldungsrisiken analysieren und die DDS über TRACES einreichen. Dafür brauchen Sie eine Geodaten-Suite, entsprechend die höchste Preisstufe.
Kaufen Sie dagegen bei einem EU-Importeur ein, sind Sie nach aktuellem Stand nachgelagerter Händler: Sie geben keine eigene DDS ab, sondern erheben die Referenznummern Ihrer Lieferanten, ordnen sie den Lieferungen zu, bewahren sie 5 Jahre auf und legen sie Behörden auf Verlangen vor. Dafür reicht ein schlanker Referenznummern-Ledger, oft für ein Zehntel des Preises einer Suite. Die vollständige Pflichtenliste nach Rolle finden Sie im Beitrag EUDR-Pflichten für Händler. Klären Sie diese Frage zuerst, bevor Sie überhaupt Preise vergleichen.
Kostentreiber 2: Lieferanten- und Vorgangszahl, Nutzerzahl, Onboarding
Innerhalb einer Kategorie richtet sich der Preis fast immer nach Volumen. Bei eudrsoftware.de zeigt sich das direkt an der Vorgangszahl: 499 EUR im Monat für bis zu 50 Vorgänge, 999 EUR im Monat für bis zu 200 Vorgänge (eudrsoftware.de, Stand Juli 2026). Bei eudrready.eu bemisst sich die Staffelung an Produkten und Lieferanten, der kostenlose Einstieg deckt nach eigener Angabe bis zu 3 Produkte und 2 Lieferanten ab (eudrready.eu, Stand Juli 2026). Auch Referenznummern-Ledger folgen diesem Muster: Je mehr Lieferanten und Vorgänge, desto höher die Preisstufe.
Zwei weitere Faktoren wirken in der Praxis auf den Endpreis: die Zahl der Nutzer-Accounts, die pro Preisstufe inklusive sind, und ob Ihre eigenen Lieferanten kostenlos Nummern eintragen können oder ob dafür eigene Zugänge bezahlt werden müssen. Beides sollten Sie konkret erfragen, bevor Sie einen Vertrag unterschreiben, dafür dient die Checkliste am Ende dieses Beitrags.
Versteckte Kosten: Einführungsprojekt, Schulung, Datenpflege, Vertragslaufzeit
Der Monatspreis ist selten der einzige Kostenpunkt. Bei Geodaten-Suiten läuft die Einführung in der Praxis häufig als begleitetes Projekt über mehrere Wochen, weil Geolokalisierungsdaten migriert und Risikoanalysen konfiguriert werden müssen. Manche Anbieter bewerben das inzwischen als Vorteil: Sowohl osapiens Easy Start als auch eudrsoftware.de werben ausdrücklich mit keinen zusätzlichen Onboarding-Kosten und ohne lange Vertragsbindung (osapiens.com und eudrsoftware.de, jeweils Stand Juli 2026), was zeigt, dass Einführungsprojekte und Mindestlaufzeiten in dieser Kategorie sonst üblich genug sind, dass Anbieter das Fehlen davon aktiv bewerben.
Fragen Sie deshalb bei jedem Anbieter konkret nach vier Punkten: Kosten für das Einführungsprojekt, Schulungsaufwand für Ihr Team, laufende Kosten für Datenpflege oder Datenmigration bei Lieferantenwechseln, und die Mindestvertragslaufzeit. Ein Referenznummern-Ledger ohne Geodaten-Anbindung braucht in der Regel kein solches Projekt, weil nichts migriert werden muss, das ist einer der Hauptgründe für den niedrigeren Preis.
Rechenbeispiel: Möbelwerkstatt mit 10 Mitarbeitern und 25 Lieferanten
Eine Möbelwerkstatt mit 10 Mitarbeitern fertigt Massivholzmöbel und bezieht Holz, Furnier und Beschläge von 25 Lieferanten innerhalb der EU. Anders als eine Rösterei mit häufigen kleinen Nachbestellungen kauft die Werkstatt seltener, dafür in größeren Mengen für ganze Serienläufe ein: rund 300 EUDR-relevante Vorgänge im Jahr, also im Schnitt gut ein Vorgang pro Lieferant und Monat. Da sie das Holz bei EU-Sägewerken und Großhändlern kauft und nicht selbst importiert, ist sie nachgelagerte Händlerin und gibt keine eigene DDS ab, sie muss die Referenznummern ihrer Lieferanten nur erheben, prüfen und zuordnen. Was diese Nummern konkret sind, erklärt der Beitrag DDS-Referenznummer einfach erklärt.
Bei rund 5 Minuten pro Vorgang in einer Excel-Tabelle, inklusive Nachfassen bei fehlenden Antworten, ergibt das rund 25 Arbeitsstunden im Jahr. Bei einem internen Stundensatz von beispielsweise 35 EUR sind das rund 875 EUR Personalkosten im Jahr, reine Excel-Pflege ohne Fehlerkorrekturen mitgerechnet. Ein Referenznummern-Ledger für 39 EUR im Monat kostet dagegen 468 EUR im Jahr, eine Ersparnis von rund 407 EUR. Das ist eine kleinere Differenz als bei Betrieben mit mehr Vorgängen, aber sie unterschätzt den eigentlichen Hebel: Weil die Werkstatt seltener, dafür größer bestellt, hängt an jedem einzelnen Vorgang mehr Warenwert und ein ganzer Produktionslauf. Eine verlorene oder falsch zugeordnete Referenznummer blockiert im Zweifel nicht eine Kleinlieferung, sondern das Material für eine komplette Serie.
Würde die Werkstatt stattdessen fälschlich eine Geodaten-Suite ab 499 EUR im Monat kaufen, weil ein Vertriebsgespräch das nahelegt, kostete sie das rund 5.988 EUR im Jahr, mehr als das Zwölffache des Ledgers, für Geolokalisierungs- und Risikoanalyse-Module, die sie als nachgelagerte Händlerin gar nicht benötigt. Genau das ist der Grund, warum Kostentreiber 1, die eigene Rolle, vor jedem Preisvergleich geklärt sein sollte.
Wann 0 EUR, also Excel, wirklich die günstigste Lösung ist
Bei 2 bis 3 Lieferanten mit wenigen Lieferungen im Jahr und einer einzigen zuständigen Person bleibt eine diszipliniert geführte Tabelle in der Regel die pragmatischste Wahl, ganz unabhängig vom Preis jeder Software. Der Aufwand ist gering, das Risiko einer falschen Zuordnung überschaubar, und ein zusätzliches Abo bringt in diesem Rahmen keinen Gegenwert. Die konkreten Spalten, eine kostenlose Vorlage und die vier Grenzen, an denen Excel in der Praxis kippt, mehr Lieferanten mit Chargen-Zuordnung, häufige Kundenanfragen, Personalwechsel oder die 5-jährige Aufbewahrungsfrist, stehen im Beitrag DDS-Nummern in Excel verwalten. Ehrlich gesagt: Wenn Ihr Vorgangsvolumen unter einer Handvoll Lieferungen im Monat bleibt, sparen Sie sich das Abo und behalten Excel, so lange, bis eine der vier Grenzen tatsächlich reißt.
Checkliste: 6 Preisfragen an jeden Anbieter vor dem Kauf
- Gibt es einen öffentlichen Listenpreis, oder bekomme ich nur ein individuelles Angebot nach einem Bedarfsgespräch?
- Wonach staffelt sich der Preis genau, nach Vorgängen, Lieferanten oder Nutzer-Accounts, und wo liegt die nächste Preisstufe?
- Was kostet die Einführung zusätzlich zur monatlichen Lizenz, also Onboarding, Schulung und eventuelle Datenmigration?
- Wie lange ist die Mindestvertragslaufzeit, und was passiert bei einer Kündigung vor der EUDR-Frist am 30.12.2026 oder 30.06.2027?
- Sind Zugänge für meine eigenen Lieferanten im Preis enthalten, oder kosten zusätzliche Einladungen extra?
- Was kostet eine Behördenanfrage oder ein vollständiger Datenexport, ist das im Preis enthalten oder eine separate Leistung?
Notieren Sie sich die Antworten schriftlich, bevor Sie unterschreiben. Anbieter, die alle sechs Fragen ohne Umwege beantworten, sind in der Regel auch im laufenden Betrieb transparenter.
Für Röstereien mit einer anderen Vorgangsstruktur, häufigere, dafür kleinere Lieferungen statt seltener, größerer Bestellungen, zeigt der Beitrag EUDR für Röstereien ein eigenes durchgerechnetes Beispiel. Dieser Beitrag gibt den Stand von Juli 2026 wieder, Preise von Drittanbietern können sich ändern und sollten vor einer Kaufentscheidung erneut geprüft werden. Er ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.