EUDR-Referenznummer auf Rechnung und Lieferschein: So geben Sie sie richtig weiter

Kurzantwort: Keine Formvorgabe, aber klare Erwartungen

Die EU-Entwaldungsverordnung (EUDR, Verordnung (EU) 2023/1115) macht in Art. 4 Abs. 7 keine Vorgabe, wie Sie die DDS-Referenznummer (Due Diligence Statement, kurz DDS) an Ihre Kunden weitergeben. Laut der BLE-FAQ 2.10 der Bundesanstalt für Landwirtschaft und Ernährung ist das privatrechtlich zu regeln: kein amtliches Formular, keine Pflicht-Vorlage, keine vorgeschriebene Stelle auf dem Beleg. In der Praxis haben sich drei Wege durchgesetzt: die Nummer auf dem Lieferschein, auf der Rechnung oder in einem separaten Begleitdokument. Entscheidender als der gewählte Weg ist etwas, das die Behörden-FAQ offen lässt: die eindeutige Zuordnung der Nummer zu Charge, Menge und Lieferung. Ohne diese Zuordnung ist jede Referenznummer, egal auf welchem Beleg, im Prüfungsfall wenig wert.

Wer was weitergeben muss: Pflicht auf erster Stufe, danach Markterwartung

Seit der Änderungsverordnung (EU) 2025/2650 gibt nur noch der Erstinverkehrbringer, meist der Importeur, eine Sorgfaltserklärung im EU-Informationssystem ab. Für die Weitergabe der Referenznummer gilt nach aktuellem Stand eine klare Stufung: Auf der ersten Handelsstufe direkt nach dem Erstinverkehrbringer ist das Erheben und Weiterreichen der Nummer Rechtspflicht nach Art. 4 Abs. 7 EUDR. Auf allen weiteren Stufen der Kette, also von Ihnen an Ihre eigenen Kunden, ist die Weitergabe keine unmittelbare gesetzliche Pflicht mehr, sondern Markterwartung: Ihre gewerblichen Abnehmer, Auditoren und am Ende auch Behörden verlangen die Nummer trotzdem, weil sie selbst nachweisen müssen, woher ihre Ware stammt. Diese Logik gilt warenübergreifend gleich, ob Sie Kaffee handeln, siehe den Beitrag zu EUDR im Kaffeehandel, oder Verpackungen aus Papier und Karton. Den kompletten Pflichtenrahmen für nachgelagerte Händler finden Sie im Beitrag zu den EUDR-Pflichten für Händler.

Weg 1: Referenznummer je Position auf dem Lieferschein

Der Lieferschein ist der Beleg, der am engsten an der physischen Ware hängt, deshalb ist er der naheliegendste Ort für die Referenznummer. Notieren Sie die Nummer je Position, nicht nur einmal am Kopf des Lieferscheins, sobald eine Lieferung Ware aus mehreren Sorgfaltserklärungen enthält. Bei einer einzelnen Warenart aus einer Quelle genügt ein Verweis im Kopf- oder Fußbereich. Vorteil dieses Wegs: Der Lieferschein wird beim Wareneingang ohnehin geprüft und abgeheftet, die Referenznummer landet damit automatisch im richtigen Prüfschritt.

Weg 2: Referenznummer auf der Rechnung

Die Rechnung eignet sich, wenn eine Lieferung und eine Rechnungsposition eindeutig zusammenpassen. Zwei Fallstricke in der Praxis: Erstens wird die Rechnung oft erst Tage nach der Lieferung erstellt, teils sogar als Sammelrechnung über mehrere Lieferungen. Dann muss die Rechnung selbst wieder auf die einzelnen Lieferscheinnummern verweisen, sonst geht die Zuordnung verloren. Zweitens ändert sich eine Sorgfaltserklärung nicht rückwirkend, wenn eine Rechnung storniert oder korrigiert wird. Legen Sie deshalb fest, dass jede Rechnungsposition mit erfasster Ware die Referenznummer und die Lieferschein- oder Bestellnummer nennt, nicht nur eine der beiden Angaben.

Weg 3: Separates EUDR-Begleitdokument (PDF oder strukturiert)

Ab einer gewissen Positionszahl pro Monat wird es unübersichtlich, die Nummer in Rechnung oder Lieferschein einzupflegen, besonders wenn Ihr Warenwirtschaftssystem dafür kein eigenes Feld vorsieht. Dann bietet sich ein separates Begleitdokument an: entweder eine einfache PDF-Übersicht pro Lieferung mit Position, Menge, Referenznummer und Charge, oder eine strukturierte Übertragung per EDI oder CSV-Export für Kunden mit eigenem Wareneingangssystem. Größere Abnehmer mit hohem Volumen fragen zunehmend nach strukturierten Daten statt PDF, weil sie die Nummern automatisiert in ihre eigene Dokumentation übernehmen wollen.

Textbausteine zum Kopieren

Passen Sie die eckigen Klammern an, bevor Sie die Textbausteine verwenden.

Die Zuordnung ist alles: Nummer, Charge, Menge, Lieferung

Eine Referenznummer ohne Bezug zu einer konkreten Lieferung ist im Prüfungsfall praktisch wertlos, denn die Behörde will nicht wissen, dass irgendeine Sorgfaltserklärung existiert, sondern dass genau diese Ware davon abgedeckt ist. Vollständig ist eine Zuordnung erst mit vier Angaben: der DDS-Referenznummer selbst, der Charge oder Losnummer, der gelieferten Menge und dem Bezug zu Bestellung oder Lieferschein. Fehlt eine dieser vier Angaben, lässt sich die Nummer später nicht mehr zweifelsfrei zuordnen, selbst wenn sie korrekt notiert wurde. Was die Referenznummer inhaltlich bedeutet und woher sie kommt, erklärt der Beitrag zur DDS-Referenznummer. Ob Sie zusätzlich die Verifikationsnummer weitergeben müssen, hängt vom Empfänger ab, Details dazu im Beitrag zu Referenznummer und Verifikationsnummer im Unterschied.

Eingehende Belege: Was Sie beim Wareneingang prüfen und ablegen

Sobald Sie selbst Referenznummern von Lieferanten erhalten, übernehmen Sie deren Sorgfalt praktisch mit. Prüfen Sie beim Wareneingang standardmäßig vier Dinge: Liegt überhaupt eine Referenznummer vor? Passt die genannte Menge zur tatsächlich gelieferten Menge? Ist die Charge auf dem Beleg dieselbe wie auf der Ware oder dem Etikett? Und ist die Zuordnung zu Ihrer eigenen Bestellnummer eindeutig? Fällt eine dieser vier Prüfungen negativ aus, klären Sie das mit dem Lieferanten, bevor Sie die Ware weiterverkaufen, nicht erst bei einer Kontrolle Monate später. Alle Belege mit Referenznummer bewahren Sie anschließend 5 Jahre auf, so dass Sie sie Behörden auf Verlangen vorlegen können.

Prozess-Checkliste: Referenznummern einsammeln, zuordnen, archivieren

Diese Checkliste prüft den Ablauf, nicht das Format der einzelnen Nummer. Ob eine Referenznummer korrekt aufgebaut ist, lässt sich ohne Zugriff auf das EU-Informationssystem nicht zuverlässig feststellen, verlassen Sie sich hier auf die Rückmeldung Ihres Lieferanten oder Kunden.

• Einsammeln: Referenznummer und, falls verlangt, Verifikationsnummer bei jeder Bestellung erfasster Ware aktiv anfordern.
• Prüfen: Beim Wareneingang gegen Menge, Charge und Bestellnummer abgleichen.
• Zuordnen: Nummer, Charge, Menge und Lieferung in einem Datensatz zusammenführen, nicht in getrennten Listen.
• Archivieren: 5 Jahre an einem zentralen, durchsuchbaren Ort ablegen, nicht im persönlichen Postfach.
• Weitergeben: Auf Lieferschein, Rechnung oder Begleitdokument an den eigenen Kunden übermitteln.

Praxisbeispiel: Verpackungsgroßhändler mit 300 Positionen pro Monat

Ein Großhändler für Kartonagen und Papierverpackungen beliefert 60 Kunden aus einem Sortiment von 45 Lieferanten und verbucht rund 300 Wareneingangs-Positionen pro Monat, jede mit eigener DDS-Referenznummer, weil Karton als Holzerzeugnis unter die EUDR fällt, mehr dazu im Beitrag zu EUDR für Verpackungshändler. Ohne festen Prozess prüft ein Mitarbeiter jede Position manuell gegen den Lieferschein und trägt Nummer, Charge und Menge von Hand in eine Tabelle ein, im Schnitt 4 Minuten pro Position. Bei 300 Positionen im Monat sind das 1.200 Minuten, also 20 Stunden allein für das Zuordnen, macht 240 Stunden im Jahr. Kommt die Weitergabe an die eigenen 60 Kunden hinzu, weil ein Teil davon die Nummern selbst wieder braucht, addieren sich schnell weitere 5 bis 8 Stunden im Monat für das Heraussuchen und Verschicken. Mit einem Werkzeug, das Nummern automatisch aus Lieferantenmails oder -portalen einsammelt und der Bestellung zuordnet, sinkt der manuelle Prüfaufwand nach Erfahrungswerten auf etwa 1 Minute pro Position, also 5 Stunden im Monat statt 20. Ob sich der Wechsel von der Tabelle auf ein Werkzeug wie Herkado lohnt, hängt von der Positionszahl ab: Unter 50 Positionen im Monat reicht in der Regel eine gepflegte Excel-Tabelle, deutlich darüber wird die manuelle Zuordnung zum eigentlichen Kostentreiber. Dieser Artikel ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.