Kurzantwort: Was sich ändert, sobald Sie selbst Rohkaffee importieren
Kaufen Sie Rohkaffee nicht mehr über einen EU-Importeur, sondern direkt bei einer Kooperative, einem Exporteur oder einer Farm im Ursprungsland, werden Sie für diese Lieferung selbst Erstinverkehrbringer im Sinne der EU-Entwaldungsverordnung (EUDR, Verordnung (EU) 2023/1115). Das bedeutet nach aktuellem Stand: eigene Registrierung im EU-Informationssystem, eigene Risikobewertung und vor allem eigene Geolokalisierungsdaten der Anbauflächen, aus denen Ihr Kaffee stammt. Für Flächen unter 4 Hektar reicht ein einzelner Geo-Punkt, ab 4 Hektar verlangt die Sorgfaltserklärung ein Polygon aus mehreren Koordinatenpunkten (Quelle: gepa.de, GEPA und EUDR: schon vor der Pflicht zur Kür; valean.de, Geolokalisierung: Bedeutung, Anforderungen, Lösungen). Wie Sie an diese Daten kommen und woran das bei kleinbäuerlich angebautem Kaffee in der Praxis oft hakt, zeigen die folgenden Abschnitte.
Der Auslöser: Direktimport macht Sie zum Erstinverkehrbringer
Ob Sie Marktteilnehmer oder Händler sind, hängt nach aktuellem Stand nicht von Ihrer Unternehmensgröße oder Ihrer Marke ab, sondern allein davon, wer die Ware erstmals in der EU in Verkehr bringt. Diese Rollenfrage inklusive Grenzfällen wie Rösten oder Direktimport beantwortet ausführlich der Selbsttest im Beitrag EUDR: Marktteilnehmer oder Händler?. Kurz zusammengefasst für den Kaffeefall: Kaufen Sie Rohkaffee bei einem Importeur innerhalb der EU, bleiben Sie nachgelagerter Marktteilnehmer und arbeiten nur mit dessen Referenznummer, wie der Beitrag EUDR für Kaffeehandel und Importeure beschreibt. Kaufen Sie dieselbe Ware aber direkt bei einer Kooperative, einem Exporteur oder einer Farm im Ursprungsland, wird genau diese Charge zu einer eigenen Erstinverkehrbringer-Rolle, unabhängig vom Rest Ihres Sortiments. Für diese eine Rolle ändert sich Ihr Pflichtenpaket vollständig, allen voran der Geodaten-Teil, um den es im Rest dieses Artikels geht. Ob Rohkaffee als Warengruppe überhaupt unter die EUDR fällt, richtet sich nach dem zolltariflichen KN-Code Ihrer Lieferung, den der Beitrag EUDR betroffene Produkte: Die KN-Code-Liste nach Anhang I je Rohstoff für alle Rohstoffgruppen auflistet.
Welche Geodaten die Sorgfaltserklärung verlangt: Punkt oder Polygon ab 4 Hektar
Die Sorgfaltserklärung im EU-Informationssystem TRACES NT verlangt für jede erfasste Warenlieferung Geolokalisierungsdaten der Fläche, auf der der Kaffee angebaut wurde, das ist eines von fünf Pflichtfeldern, wie der Beitrag TRACES-Anleitung für die EUDR im Einzelnen zeigt. Für die Größe der Fläche gilt eine feste Schwelle: Bis 4 Hektar reicht ein einzelner Punkt mit Breiten- und Längengrad, ab 4 Hektar müssen Sie ein Polygon einreichen, also mehrere miteinander verbundene Eckpunkte, die die gesamte Anbaufläche umreißen (Quelle: gepa.de; valean.de). Die Schwelle gilt dabei pro einzelner Parzelle, nicht als Summe über alle Flächen eines Erzeugers (Quelle: lawcode.eu, EUDR Geo-Daten: So meistern Händler die Compliance-Pflicht). Bewirtschaftet Ihr Kooperativen-Partner also zehn kleine Parzellen von je 2 Hektar, braucht jede einzelne Parzelle nur einen Punkt, auch wenn die Gesamtfläche 20 Hektar übersteigt.
Für die technische Übermittlung mehrerer Punkte oder Polygone auf einmal hat sich in der Praxis das GeoJSON-Format etabliert, ein maschinenlesbares Dateiformat, das sich direkt ins EU-Informationssystem hochladen lässt, statt jede Koordinate einzeln von Hand einzutragen (Quelle: valean.de). Nach Verordnung (EU) 2023/1115 sowie den Vorgaben von EU-Kommission und BLE müssen die Koordinaten mit mindestens sechs Nachkommastellen angegeben werden, das entspricht einer Genauigkeit von rund 11 Zentimetern; darüber hinausgehende technische Detailfragen prüfen Sie direkt anhand der aktuellen TRACES-Hilfe, bevor Sie eine erste Sorgfaltserklärung einreichen.
Die Kleinbauern-Realität bei Kaffee: Warum Geodaten hier besonders schwer zu bekommen sind
Kaffee ist überwiegend eine Kleinbauern-Kultur. Nach einer englischsprachigen Fachanalyse zum Kaffeesektor stammen rund 60 Prozent der weltweiten Kaffeeproduktion von Kleinbetrieben mit oft weniger als 0,5 Hektar Anbaufläche (Quelle: meridia.land, EUDR coffee: A comprehensive guide). Für einen deutschen Direktimporteur heißt das: Die Geodaten, die Sie für Ihre Sorgfaltserklärung brauchen, liegen in der Regel nicht bei Ihnen, sondern müssen erst am anderen Ende der Lieferkette erhoben werden, oft bei Erzeugern, die selbst weder GPS-Geräte noch Katasterunterlagen für ihre Parzelle besitzen.
Wie aufwendig das in der Praxis wird, zeigt das Beispiel der Fairhandelsorganisation GEPA, die ihre Partnerkooperativen schon vor der eigentlichen EUDR-Pflicht auf die Geodatenerhebung vorbereitet hat: Die Kooperativen erheben die Koordinaten überwiegend mit selbst finanzierten GPS-Geräten, teils hat GEPA den Gerätekauf unterstützt, und die zuständigen Techniker legen zwischen entlegenen Parzellen oft weite Strecken zu Fuß oder mit dem Motorrad zurück, weil Straßen und Netzabdeckung fehlen (Quelle: gepa.de, GEPA und EUDR: schon vor der Pflicht zur Kür). Ohne eine vergleichbare Genossenschafts-Infrastruktur im Rücken trifft dieser Aufwand einen unabhängigen Direct-Trade-Röster ungefiltert: Es gibt keine übergeordnete Organisation, die die Erhebung für Sie koordiniert oder vorfinanziert.
Hinzu kommt ein zweites, strukturelles Problem: In Ursprungsländern mit kleinbäuerlicher Anbaustruktur wird die Ernte vieler einzelner Kleinbetriebe häufig schon vor dem Export bei einer Sammelstelle oder Kooperative gebündelt und gemischt. Das erschwert die eindeutige Zuordnung einer einzelnen Geokoordinate zu genau der Menge, die am Ende bei Ihnen ankommt, und ist einer der Gründe, warum viele Direct-Trade-Röster mit langjähriger, direkter Beziehung zu einzelnen Erzeugern hier vergleichsweise gut vorbereitet sind: Sie kennen ihre Parzellen und Erzeuger häufig bereits persönlich, anders als beim anonymen Einkauf über Commodity-Handelsstrukturen.
Praktische Wege, an die Daten zu kommen
Drei Schritte helfen, den Geodaten-Beschaffungsprozess für eine Direktimport-Charge planbar zu machen, statt ihn kurz vor der Verschiffung zu improvisieren.
- Exporteur oder Kooperative gezielt anfragen, nicht nur allgemein: Fragen Sie konkret nach den Geokoordinaten je Parzelle oder Erzeuger, nicht nur nach einer allgemeinen Herkunftsbestätigung. Viele Exporteure und Kooperativen, die bereits an andere EU-Abnehmer liefern, haben diese Daten längst erhoben, weil größere Abnehmer sie schon vor Ihnen verlangt haben.
- Auf GeoJSON statt manueller Erfassung bestehen: Liegen die Koordinaten bereits als GeoJSON-Datei vor, lässt sich die Sorgfaltserklärung in wenigen Minuten befüllen. Müssen Koordinaten dagegen erst einzeln abgetippt oder gar erstmals erhoben werden, dauert dieselbe Erklärung deutlich länger, wie der Beitrag TRACES-Anleitung für die EUDR am Beispiel einer Rösterei mit Honduras-Import zeigt.
- Vorlaufzeit einplanen, nicht erst bei Verschiffung anfragen: Fehlende Geodaten lassen sich in der Regel nicht kurzfristig beim Verladen nachreichen, sondern brauchen Wochen bis Monate Vorlauf, insbesondere wenn erst GPS-Geräte beschafft oder Techniker zu entlegenen Parzellen entsandt werden müssen. Klären Sie die Datenlage deshalb schon bei der Musterbestellung, nicht erst beim ersten vollen Container.
Fehlen die Geodaten am Ende trotzdem, ist die Konsequenz eindeutig: Ohne vollständige Sorgfaltserklärung darf die Ware nach aktuellem Stand nicht in den EU-Handel gelangen (Quelle: lawcode.eu, EUDR Geo-Daten: So meistern Händler die Compliance-Pflicht).
Regulatorische Erleichterung für kleine Erzeuger in Niedrigrisikoländern: mit Vorsicht zu genießen
Mehrere Fachquellen berichten von einer Erleichterung für eine neue Kategorie namens Kleinst- oder Kleinerzeuger (im englischsprachigen Original teils als Micro or Small Primary Operator bezeichnet): Ist ein solcher Erzeuger in einem von der EU als risikoarm eingestuften Land ansässig und vermarktet er seine eigenen Erzeugnisse direkt auf dem EU-Markt, soll er statt exakter Geokoordinaten die Postanschrift der Anbaufläche angeben dürfen, dazu eine vereinfachte, einmalige Erklärung statt wiederholter Sorgfaltserklärungen abgeben (Quelle: lawcode.eu, EUDR Geo-Daten: So meistern Händler die Compliance-Pflicht). Die Bundesanstalt für Landwirtschaft und Ernährung (BLE) bestätigt auf ihrer Themenseite, dass die Änderungsverordnung (EU) 2025/2650 seit dem 18.12.2025 eine vereinfachte, einmalige Erklärung für kleine und kleinste Primärerzeuger vorsieht, ohne auf ihrer allgemeinen Übersichtsseite selbst ins technische Detail der Postanschrift-Regelung zu gehen (Quelle: ble.de, Entwaldungsfreie Produkte, Aktuelles).
Für Ihre eigene Praxis als deutscher Direktimporteur ist wichtig: Diese mögliche Erleichterung beträfe, wenn sie in der von den Fachquellen beschriebenen Form gilt, den Erzeuger im Ursprungsland, nicht Sie selbst als Erstinverkehrbringer in der EU. Der genaue Anwendungsbereich, insbesondere welche Länder als risikoarm eingestuft sind und welche Betriebsgrößen im Einzelnen darunterfallen, war zum Zeitpunkt dieses Artikels nicht abschließend anhand einer EU-Primärquelle oder der BLE-Detailseiten verifizierbar. Bevor Sie sich bei einem Erzeuger auf eine Postanschrift statt Geokoordinaten verlassen, prüfen Sie den aktuellen Stand deshalb direkt bei der BLE oder anhand der konsolidierten Fassung auf EUR-Lex, und lassen Sie sich im Zweifel von Ihrer Rechtsberatung bestätigen, ob die Ausnahme für Ihren konkreten Erzeuger tatsächlich greift.
Praxisbeispiel: Rösterei testet eine Direktimport-Charge neben dem bestehenden EU-Einkauf
Eine Rösterei mit 10 Mitarbeitern kauft seit Jahren Rohkaffee über einen Bremer Importeur und verwaltet dessen Referenznummern für rund 15 Lieferungen im Jahr, ganz ohne eigene TRACES-Registrierung. Für die neue Erntesaison testet sie erstmals einen Direktimport: einen halben Container Rohkaffee von einer Kooperative in Äthiopien, mit der die Inhaberin seit einer Reise vor zwei Jahren persönlichen Kontakt hält.
Für diese eine Charge wird die Rösterei zum Erstinverkehrbringer. Sie registriert sich im EU-Informationssystem, das dauert nach den Erfahrungswerten aus dem Beitrag TRACES-Anleitung für die EUDR rund 45 Minuten reine Eingabezeit zuzüglich mehrerer Werktage Wartezeit auf die Freischaltung. Die Kooperative liefert auf Nachfrage eine Liste mit 22 Parzellen von acht angeschlossenen Kleinbetrieben, alle unter 2 Hektar, deshalb reicht für jede Parzelle ein einzelner Geo-Punkt statt eines Polygons. Die Koordinaten liegen als einfache Tabelle vor, nicht als GeoJSON-Datei, die Rösterei muss sie deshalb manuell in die Sorgfaltserklärung übertragen, das kostet gut zwei Stunden zusätzlich zur eigentlichen Dateneingabe. Für den Rest ihres Sortiments, das weiterhin über den Bremer Importeur läuft, bleibt die Rösterei nachgelagerter Marktteilnehmer und ändert an ihrem bestehenden Prozess nichts.
Was Sie NICHT brauchen, wenn Sie weiter über einen EU-Importeur einkaufen
Der gesamte Geodaten-Aufwand aus diesem Artikel betrifft ausschließlich die Rolle als Erstinverkehrbringer. Kaufen Sie Ihren Rohkaffee weiterhin über einen Importeur oder Großhändler innerhalb der EU ein, bleiben Sie nachgelagerter Marktteilnehmer und müssen selbst keine einzige Geokoordinate erheben, keine Risikobewertung durchführen und sich nicht im EU-Informationssystem registrieren, wie die Beiträge EUDR für Kaffeehandel und Importeure und EUDR für Röstereien im Detail zeigen. Ihre Aufgabe bleibt die deutlich schlankere Pflicht aus der Händlerrolle: die DDS-Referenznummer Ihres Lieferanten einsammeln, ihrer Lieferung zuordnen, 5 Jahre aufbewahren und an Ihre eigenen gewerblichen Kunden weitergeben. Für die meisten Kaffeehändler und Röstereien in Deutschland bleibt genau das der Regelfall, der Direktimport aus diesem Artikel ist die Ausnahme für die Minderheit, die bewusst ohne EU-Zwischenstufe einkauft.
Dieser Artikel gibt eine allgemeine Orientierung nach aktuellem Stand und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.