Stand: 10.07.2026. Screens und Feldnamen im EU-Informationssystem können sich ändern, prüfen Sie die aktuellen Angaben von BLE und EU-Kommission vor jeder Registrierung.
Zuerst prüfen: Brauchen Sie TRACES überhaupt?
Die klare Antwort zuerst, denn genau diesen Filter beantwortet keine der aktuell rankenden Seiten: Seit der Änderungsverordnung (EU) 2025/2650 gibt nur noch der Erstinverkehrbringer, also das Unternehmen, das eine erfasste Ware erstmals in der EU in Verkehr bringt, eine Sorgfaltserklärung (Due Diligence Statement, kurz DDS) im EU-Informationssystem ab. Kaufen Sie Ihre Ware bei einem EU-Importeur oder -Erzeuger ein und verkaufen sie innerhalb der EU weiter, sind Sie nachgelagerter Händler. Für diese Rolle gibt es nach aktuellem Stand keinen eigenen TRACES-Zugang und keine eigene DDS, sondern nur die Pflicht, die Referenznummern Ihrer Lieferanten zu erheben, zuzuordnen und 5 Jahre aufzubewahren. Den vollständigen Pflichtenrahmen für diese Rolle zeigt der Beitrag zu den EUDR-Pflichten für Händler.
Sie brauchen TRACES also nur, wenn eine dieser Fragen mit Ja beantwortet ist:
- Importieren Sie erfasste Rohstoffe oder Erzeugnisse selbst aus einem Drittland?
- Erzeugen Sie erfasste Rohstoffe selbst in der EU, etwa Holz aus eigenem Wald?
- Exportieren Sie erfasste Ware aus der EU in ein Drittland?
Ein Beispiel für den Unterschied: Eine Rösterei, die Rohkaffee bei einem Hamburger Importeur kauft, braucht keinen TRACES-Zugang. Importiert dieselbe Rösterei künftig direkt aus Kolumbien, wird sie für diese Lieferung selbst zum Erstinverkehrbringer und muss den kompletten Prozess in diesem Artikel durchlaufen. Details zu diesem Rollenwechsel stehen im Beitrag zu EUDR für Röstereien. Sind Sie sich nach diesen drei Fragen unsicher, prüfen Sie Ihre Rolle im Zweifel mit Ihrer Rechtsberatung, dieser Artikel ersetzt keine Einzelfallprüfung.
Was das EU-Informationssystem ist: TRACES NT, Acceptance- und Produktionsumgebung
Das EU-Informationssystem, technisch TRACES NT (Trade Control and Expert System), ist die zentrale Plattform der EU-Kommission, über die Sorgfaltserklärungen nach der EUDR eingereicht werden. In Deutschland ist die Bundesanstalt für Landwirtschaft und Ernährung (BLE) die zuständige Behörde, wie die BLE-Seite zur Funktionsweise beschreibt.
Das System läuft auf zwei getrennten Umgebungen:
- Produktionsumgebung: Hier reichen Sie echte, rechtsverbindliche Sorgfaltserklärungen ein, verfügbar seit Herbst 2024 unter eudr.webcloud.ec.europa.eu/tracesnt/login.
- Acceptance-Umgebung: eine Testkopie unter acceptance.eudr.webcloud.ec.europa.eu/tracesnt/login, in der Sie alle Funktionen gefahrlos ausprobieren können. Einreichungen hier haben keinen rechtlichen Wert und zählen nicht als Abgabe einer DDS.
Wichtig für die Praxis: Ein Konto in der Acceptance-Umgebung gilt nicht automatisch auch für die Produktionsumgebung. Sie registrieren sich für beide Systeme getrennt, mit demselben EU-Login, aber jeweils eigenem Organisationseintrag.
Schritt 1: EU-Login-Konto anlegen
Voraussetzung für jeden Zugang zu TRACES NT ist ein EU-Login-Konto, die kommissionsweite Identität der EU für Online-Dienste. Legen Sie es mit einer geschäftlichen E-Mail-Adresse an, über die Sie dauerhaft erreichbar bleiben, denn an diese Adresse gehen später auch Systembenachrichtigungen zu Ihrer DDS. Nach der offiziellen TRACES-NT-Hilfe der EU-Kommission ist für den Zugriff auf TRACES zusätzlich eine Zwei-Faktor-Authentifizierung im EU-Login-Konto Pflicht. Richten Sie diese direkt bei der Kontoerstellung ein, statt sie später nachzuholen.
Schritt 2: Organisation registrieren, EORI-Nummer und Rollenwahl
Mit dem EU-Login angemeldet, beantragen Sie auf der Login-Seite im rechten Fensterbereich zunächst den Zugang zum System. Danach folgt die Eintragung Ihres Unternehmens als Marktteilnehmer. Ein praktischer Stolperstein, den die BLE-Anleitung ausdrücklich nennt: Die Schaltfläche zum Anlegen eines neuen Unternehmers erscheint erst, nachdem Sie Ihr Land ausgewählt und ohne weitere Angaben auf Suchen geklickt haben, nicht sofort auf der Eintragungsseite.
Für die Registrierung geben Sie unter anderem Ihre EORI-Nummer an, die europäische Wirtschaftsbeteiligten-Identifikationsnummer, die Sie auch für Zollanmeldungen nutzen. Nach BLE-Angabe muss die EORI-Nummer im entsprechenden Feld unten links eingegeben und mit der Eingabetaste bestätigt werden, erst danach öffnet sich das Fenster für die Autorisierungsanfrage. Anschließend wählen Sie die Rolle beziehungsweise Aktivität Ihres Unternehmens: Import, Export oder heimische Erzeugung. Importieren Sie Rohkaffee aus einem Drittland, wählen Sie Import, erzeugen Sie Holz aus eigenem EU-Wald, wählen Sie heimische Erzeugung.
Schritt 3: Freischaltung und Mitarbeiter-Berechtigungen
Ihre Registrierung ist damit noch nicht aktiv. Ein Administrator muss den Antrag prüfen und freischalten, bevor Sie DDS-Vorgänge anlegen können, das bestätigt die offizielle TRACES-NT-Hilfe der EU-Kommission unter dem Stichwort Validation of requests. Eine verbindliche Bearbeitungsfrist nennt die Behörde nach aktuellem Kenntnisstand nicht öffentlich. Planen Sie deshalb Pufferzeit vor Ihrer eigenen Frist ein und starten Sie die Registrierung nicht erst in den letzten Wochen vor dem 30.12.2026 oder dem 30.06.2027.
Weitere Mitarbeiter Ihres Unternehmens, die im System arbeiten sollen, legen jeweils ein eigenes EU-Login-Konto an und verknüpfen es mit Ihrer bereits registrierten Organisation, indem sie eine Rolle bei diesem Unternehmer beantragen. Auch dieser Antrag muss freigegeben werden, meist durch die Person, die die Organisation ursprünglich registriert hat. Legen Sie intern früh fest, wer diese Freigaben erteilt, damit ein Rollenwechsel oder eine Krankheitsvertretung nicht zum Engpass wird.
Schritt 4: Sorgfaltserklärung anlegen, Feld für Feld
Nach der Freischaltung legen Sie im System eine neue Sorgfaltserklärung an. Nach den Angaben von EU-Kommission und BLE brauchen Sie dafür im Kern folgende Angaben:
- Aktivität: Import, Export oder heimische Erzeugung.
- Handelsort: der Ort, an dem die Ware in Verkehr gebracht wird.
- Produktart mit HS-Code: die zolltarifliche Einordnung der Ware.
- Menge: Masse oder Volumen der Lieferung.
- Geolokalisierungsdaten: Koordinaten der Erzeugungsfläche, manuell eingegeben oder als GeoJSON-Datei hochgeladen.
Beziehen Sie Vormaterial, das bereits eine eigene DDS durchlaufen hat, können Sie sich statt erneuter Geodaten auf die vorhandene Referenznummer und Verifikationsnummer in der Lieferkette beziehen, anstatt die Geodaten ein zweites Mal zu erfassen. Das System erlaubt außerdem, Entwürfe zu speichern und über eine Kopieren-Funktion wiederkehrende Sorgfaltserklärungen als Vorlage für die nächste Lieferung zu nutzen, praktisch, wenn Sie regelmäßig beim selben Erzeuger einkaufen.
Schritt 5: Referenznummer und Verifikationsnummer finden und sichern
Wird Ihre Sorgfaltserklärung angenommen, vergibt das System automatisch zwei Nummern: die Referenznummer, die Ihre Erklärung eindeutig kennzeichnet, und die Verifikationsnummer, mit der sich die Erklärung im System prüfen lässt. Beide finden Sie in der Übersicht Ihrer eingereichten Erklärung direkt nach der Abgabe. Was die beiden Nummern inhaltlich unterscheidet, erklärt der Beitrag zu DDS-Referenznummer und der Beitrag zu Referenznummer und Verifikationsnummer im Unterschied. Sichern Sie beide Nummern sofort an einem zentralen Ort, denn ab hier beginnt für Sie dieselbe Aufbewahrungspflicht wie für nachgelagerte Händler: 5 Jahre, zugeordnet zur jeweiligen Lieferung.
Praxisbeispiel: Rösterei mit 6 Mitarbeitern steigt auf Direktimport um
Eine Rösterei mit 6 Mitarbeitern kauft bisher Rohkaffee bei einem Importeur in Hamburg und verwaltet nur dessen Referenznummern, wie im Beitrag zu EUDR für Röstereien beschrieben. Ab dem kommenden Erntejahr importiert sie testweise einen Container direkt von einer Kooperative in Honduras und wird damit für diese Lieferung selbst Erstinverkehrbringer. Der zeitliche Aufwand für die Erstregistrierung: rund 15 Minuten für das EU-Login-Konto samt Zwei-Faktor-Einrichtung, etwa 30 Minuten für die Organisationsregistrierung mit EORI-Nummer und Rollenwahl, dazu mehrere Werktage Wartezeit auf die Freischaltung, die die Rösterei nicht beeinflussen kann. Die erste Sorgfaltserklärung selbst braucht rund 45 Minuten Dateneingabe, sofern die Kooperative die Geokoordinaten der Anbauflächen bereits als GeoJSON-Datei liefert, deutlich länger, wenn diese erst händisch erfasst werden müssen. Für die restlichen 19 Lieferanten, bei denen die Rösterei weiterhin über einen EU-Importeur einkauft, ändert sich nichts, dort bleibt es bei Referenznummern einsammeln und zuordnen.
Häufige Fehler und Wartezeiten
Aus den Hinweisen von BLE und EU-Kommission sowie aus wiederkehrenden Nutzerfragen lassen sich fünf typische Fehler ableiten:
- Falsche Umgebung genutzt: Eine echte DDS wird versehentlich im Acceptance-System eingereicht und hat dort keinen rechtlichen Wert, oder ein Test landet ungewollt im Produktivsystem.
- Schaltfläche nicht gefunden: Weil der Button zum Anlegen eines neuen Unternehmers erst nach einer leeren Suche erscheint, brechen Nutzer die Registrierung vorzeitig ab.
- EORI-Nummer nicht bestätigt: Ohne die Eingabetaste nach der EORI-Nummer öffnet sich das Autorisierungsfenster nicht, die Eingabe wirkt dann fälschlich wie ein Systemfehler.
- Falsche Rolle gewählt: Import, Export und heimische Erzeugung sind unterschiedliche Aktivitäten, eine falsche Wahl verzögert spätere Sorgfaltserklärungen.
- Geodaten zu spät angefragt: Koordinaten der Erzeugungsfläche liegen oft nicht sofort vor, sondern müssen erst beim Erzeuger angefragt werden, das dauert in der Praxis länger als die eigentliche Systemeingabe.
Zur Wartezeit selbst: Weder BLE noch EU-Kommission nennen nach aktuellem Kenntnisstand eine verbindliche Bearbeitungsfrist für die Freischaltung. Rechnen Sie deshalb mit einem Puffer von mehreren Werktagen zwischen Antrag und produktiver Nutzung und legen Sie den Antrag entsprechend früh vor Ihrer Frist vor.
Und danach: Nummern an Kunden weitergeben und 5 Jahre aufbewahren
Mit der ersten abgegebenen Sorgfaltserklärung ist die TRACES-Arbeit nicht erledigt. Sie geben die Referenznummer, und je nach Empfänger auch die Verifikationsnummer, an Ihre direkten Abnehmer weiter, damit diese ihrerseits nachweisen können, woher die Ware stammt. Nach der BLE-FAQ 2.10 schreibt die EUDR dafür kein Format vor, Sie regeln Rechnung, Lieferschein oder ein separates Begleitdokument privatrechtlich mit Ihren Kunden. Gleichzeitig bewahren Sie beide Nummern 5 Jahre auf und legen sie Behörden auf Verlangen vor, dieselbe Frist, die auch für nachgelagerte Händler gilt.
Praktisch heißt das: Ab dem Moment, in dem Ihre erste DDS eine Referenznummer hat, übernehmen Sie zusätzlich zur TRACES-Pflicht dieselbe Ablagearbeit wie ein nachgelagerter Händler, nur mit einer eigenen statt einer fremden Nummer als Ausgangspunkt. Eine vollständige Prozess-Checkliste für das Einsammeln, Zuordnen und Archivieren finden Sie im Beitrag zur EUDR-Checkliste in 5 Schritten.
Fazit: Ihr nächster Schritt je nach Rolle
Sind Sie Erstinverkehrbringer, führen die fünf Schritte in diesem Artikel Sie durch die Registrierung, die eigentliche Arbeit danach ist die laufende Pflege Ihrer Geodaten und Sorgfaltserklärungen. Ihren nächsten Schritt bildet die EUDR-Checkliste, die den gesamten Prozess von der Betroffenheitsprüfung bis zur Archivierung abdeckt.
Sind Sie dagegen nachgelagerter Händler, brauchen Sie nach aktuellem Stand keinen einzigen der fünf Schritte. Ihre Aufgabe bleibt, die Referenznummern Ihrer Lieferanten zu erheben, zuzuordnen und 5 Jahre abzulegen, etwa mit einem Werkzeug wie Herkado, statt sich in einem System zu registrieren, das für Ihre Rolle gar nicht vorgesehen ist. Dieser Artikel gibt den Stand vom 10.07.2026 wieder und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.