Vor dem Vergleich: Welche EUDR-Rolle haben Sie?
Die Verordnung (EU) 2023/1115, kurz EUDR, kennt nach der Änderungsverordnung (EU) 2025/2650 zwei Rollen mit sehr unterschiedlichen Pflichten. Erstinverkehrbringer, also Unternehmen, die Kaffee, Holz oder andere relevante Rohstoffe zum ersten Mal auf den EU-Markt bringen, geben nach aktuellem Stand als Einzige eine DDS ab. Nachgelagerte Händler jeder Größe erstellen keine eigene DDS: Sie erheben die Referenznummern dieser DDS, bewahren sie 5 Jahre auf und legen sie Behörden auf Verlangen vor. Auf der ersten Handelsstufe ist das Erheben nach aktuellem Stand Rechtspflicht, weiter unten in der Kette wird es zur Markterwartung, weil Abnehmer die Nummern anfordern. Die Details stehen im Überblick zu den Händlerpflichten.
Der Zeitrahmen: Für mittlere und große Unternehmen gilt der 30.12.2026, für Kleinst- und kleine Unternehmen der 30.06.2027. Wichtige Ausnahme: Für Holz, Papier, Karton und Holzmöbel gilt der 30.12.2026 nach aktuellem Stand für alle Unternehmensgrößen. Das Kommissionspaket vom Mai 2026 hat diese Fristen bestätigt, und der Bußgeldrahmen mit einer Obergrenze von mindestens 4 Prozent des EU-Jahresumsatzes blieb unverändert. Eine Einordnung finden Sie in der Fristenübersicht.
Zwei verschiedene Software-Jobs: DDS erstellen oder Referenznummern verwalten
Fast jeder Vergleich am Markt behandelt nur den ersten Job: Geodaten von Erzeugungsflächen erfassen, Entwaldungsrisiken analysieren, DDS erstellen und über das EU-Informationssystem (TRACES) einreichen. Der zweite Job sieht anders aus: Referenz- und Verifikationsnummern beim Lieferanten einsammeln, der richtigen Lieferung zuordnen, 5 Jahre archivieren und an eigene Kunden weitergeben. Was diese Nummern genau sind, erklärt der Artikel zur DDS-Referenznummer. Wer für den zweiten Job Software für den ersten kauft, bezahlt für Satellitenanalysen, die er nie startet.
Kategorie 1: Geodaten- und Risiko-Suiten für Erstinverkehrbringer
osapiens (HUB for EUDR, mit dem Onboarding-Programm Easy Start für kleinere Unternehmen), VERSO (EUDR-Modul des Supply Chain Hub), Coolset und lawcode sind für Marktteilnehmer gebaut. Sie erfassen Geolokalisierungsdaten, prüfen Entwaldungsrisiken teilweise mit Satellitendaten und erstellen DDS, bei mehreren Anbietern mit direkter Schnittstelle zum EU-Informationssystem.
Für Importeure und Röstereien mit Direktimport ist das die richtige Kategorie. Zwei Punkte sollten Sie einplanen: Öffentliche Listenpreise nennt in dieser Kategorie kaum ein Anbieter, Preise gibt es auf Anfrage. Und als reiner Händler bezahlen Sie hier für Geodaten-Erfassung und Risikoanalyse, die nach aktuellem Stand nicht Ihre Aufgabe sind.
Kategorie 2: Referenznummern-Ledger für nachgelagerte Händler
Ein Referenz-Ledger macht bewusst weniger. Er sammelt Referenznummern ein, prüft die Zuordnung zur Lieferung, archiviert die Belege 5 Jahre und gibt die Nummern an Ihre Kunden weiter. Herkado ist ein solcher Ledger für Händler ohne eigene DDS-Pflicht: Die Preise liegen je nach Volumen zwischen 39 und 290 EUR pro Monat, die Einführung dauert Tage statt Monate, weil keine Geodaten migriert werden müssen.
Genauso wichtig ist, wann diese Kategorie nicht passt:
- Sie importieren selbst oder erzeugen Ware und müssen eine eigene DDS abgeben: Dann brauchen Sie eine Suite aus Kategorie 1, ein Ledger erstellt keine DDS und führt keine Risikoanalyse durch.
- Sie haben nur eine Handvoll Vorgänge pro Jahr: Dann ist auch ein Ledger überdimensioniert, eine saubere Tabelle reicht.
- Sie wollen Nachhaltigkeitsthemen weit über die EUDR hinaus abdecken: Dafür sind breitere ESG-Plattformen gedacht, dort ist die EUDR ein Modul von vielen.
Kategorie 3: Excel und ERP-Bordmittel: wann das reicht
Bei einem festen Lieferantenstamm und wenigen Vorgängen pro Monat reicht in der Regel eine gepflegte Tabelle mit Spalten für Lieferant, Lieferung, Referenznummer, Verifikationsnummer und Ablagedatum. Die Grenzen zeigen sich beim Volumen: Niemand erinnert an fehlende Nummern, Tippfehler fallen erst bei der Behördenanfrage auf, und nach einem Personalwechsel ist unklar, welche Version gilt. Eine Vorlage und die ehrliche Grenzbetrachtung finden Sie unter EUDR mit Excel.
Der Vergleich im Überblick
- Geodaten- und Risiko-Suiten (osapiens, VERSO, Coolset, lawcode): Zielrolle Erstinverkehrbringer; Kernfunktionen Geolokalisierung, Risikoanalyse, DDS-Erstellung; Preis auf Anfrage; Einführung meist als begleitetes Projekt.
- Referenz-Ledger: Zielrolle nachgelagerter Händler; Kernfunktionen Referenznummern einsammeln, zuordnen, 5 Jahre archivieren, weitergeben; 39 bis 290 EUR pro Monat; Einführung in wenigen Tagen.
- Excel oder ERP-Bordmittel: Zielrolle Händler mit minimalem Volumen; Kernfunktion manuelle Liste; keine Zusatzkosten; sofort einsatzbereit, aber ohne Erinnerungen und Prüfschritte.
Beispielrechnung: Rösterei mit 8 Mitarbeitern
Eine Rösterei mit 8 Mitarbeitern bezieht Rohkaffee über 20 Lieferanten mit Sitz in der EU und zählt 720 EUDR-relevante Vorgänge pro Jahr, also 60 pro Monat. Sie gibt keine eigene DDS ab, muss aber für jeden Vorgang die Referenznummer erheben, prüfen und ablegen. Bei 5 Minuten pro Vorgang in einer Tabelle sind das 60 Stunden im Jahr, meist verteilt auf Personen, die eigentlich rösten und verkaufen sollen. Ein Ledger übernimmt Erinnerung, Zuordnung und Archiv, übrig bleibt das Nachfassen bei Lieferanten, die nicht liefern. Die vollständige Rechnung steht im Artikel zur EUDR für Röstereien.
7 Auswahlkriterien für kleine Händler
- Rollen-Check zuerst: Erstellt die Software DDS oder verwaltet sie Referenznummern? Kaufen Sie nichts, was Ihre Rolle nicht verlangt.
- Referenznummer als Kernobjekt: Die Nummer gehört strukturiert zur Lieferung, nicht in ein Freitextfeld.
- 5-Jahres-Archiv mit Export: Eine Behördenanfrage sollte in Minuten beantwortbar sein, nicht in Tagen.
- Weitergabe an Kunden: Ihre Abnehmer erwarten die Nummern, die Software sollte den Belegfluss nach unten abbilden.
- Preistransparenz: Ein öffentlicher Listenpreis erspart Ihnen den Vertriebszyklus, für den kleine Teams keine Zeit haben.
- Einführungsaufwand: Tage statt Monate; ohne Geodaten gibt es keinen Grund für ein langes Onboarding-Projekt.
- Datenhoheit: Klären Sie, was mit Ihren Lieferantendaten passiert und ob Sie jederzeit vollständig exportieren können.
Dieser Artikel gibt den Stand von Juli 2026 wieder und ersetzt keine Rechtsberatung. Prüfen Sie Ihre konkrete Rolle und Ihre Fristen im Zweifel mit Ihrer Rechtsberatung.