Kurzantwort: Nach aktuellem Stand gibt nur der Erstinverkehrbringer die Sorgfaltserklärung ab
Wenn Sie handeln, aber nicht importieren, lautet die Antwort für die meisten Röstereien, Möbel-, Papier- und Verpackungshändler schlicht: nein. Seit der Änderungsverordnung (EU) 2025/2650 gibt nach aktuellem Stand nur noch der Erstinverkehrbringer, also das Unternehmen, das eine erfasste Ware erstmals auf dem EU-Markt bereitstellt oder aus der EU ausführt, eine Sorgfaltserklärung (Due Diligence Statement, kurz DDS) im EU-Informationssystem ab. Laut der BLE-Übersicht zum Geltungsbereich gilt das unabhängig davon, wie viele Handelsstufen danach folgen. Die wichtigsten Punkte in Kürze:
- Nur der Erstinverkehrbringer gibt eine DDS ab, meist der Importeur.
- Nachgelagerte Händler geben keine eigene DDS ab, egal welcher Größe.
- Sie arbeiten stattdessen mit der DDS-Referenznummer des Erstinverkehrbringers, siehe DDS-Referenznummer einfach erklärt.
- Ausnahme: Importieren Sie erfasste Ware selbst, sind Sie Erstinverkehrbringer und müssen abgeben, dazu mehr in Abschnitt 6.
Was eine Sorgfaltserklärung (Due Diligence Statement, kurz DDS) ist
Die Sorgfaltserklärung, im Englischen Due Diligence Statement und in der Verordnung mit DDS abgekürzt, ist die zentrale Nachweis-Erklärung der EU-Entwaldungsverordnung (EUDR, Verordnung (EU) 2023/1115). Wer eine erfasste Ware erstmals auf dem EU-Markt bereitstellt, dokumentiert darin unter anderem Herkunft, Geolokalisierung der Erzeugerflächen und das Ergebnis einer Risikobewertung und reicht das im EU-Informationssystem ein. Nach der Abgabe erhält die einreichende Stelle eine Referenznummer und eine Verifikationsnummer, den Unterschied erklärt der Beitrag Referenznummer und Verifikationsnummer im Unterschied. Erfasst sind laut Verordnung Kaffee, Kakao, Palmöl, Holz, Papier und Karton, Möbel, Naturkautschuk und Gummi, Soja sowie Rind und Leder samt Erzeugnissen daraus.
First-Touch-Prinzip seit Verordnung (EU) 2025/2650: einmal erklären statt kaskadieren
Vor der Änderungsverordnung war in der Praxis oft unklar, ob auch nachgelagerte Marktteilnehmer eigene Sorgfaltspflichten und eigene Erklärungen brauchen. Die Verordnung (EU) 2025/2650 hat das mit dem sogenannten First-Touch-Prinzip beendet: Nur der Erstinverkehrbringer gibt eine Sorgfaltserklärung ab, alle nachfolgenden Stufen verweisen auf deren Referenznummer, statt selbst zu erklären. In der Fachliteratur wird die Feinregelung dazu teils als "+1-Regel" bezeichnet. Nach der Einordnung von lawcode.eu erhält der erste nachgelagerte Akteur nach dem Erstinverkehrbringer die Referenznummer proaktiv und muss sie dokumentieren, das ist die Rechtspflicht auf der ersten Handelsstufe. Alle weiteren Händler danach geben die Nummer weiter, wenn sie sie erhalten, aus einer gesetzlichen Pflicht wird ab dieser Stufe Markterwartung der eigenen Kunden.
Wer NICHT abgeben muss: nachgelagerte Marktteilnehmer und Händler jeder Größe
Kaufen Sie erfasste Ware bereits innerhalb der EU ein, zum Beispiel bei einem deutschen oder niederländischen Importeur, zählen Sie nach aktuellem Stand als nachgelagerter Marktteilnehmer oder Händler. Für diese Rolle gilt: keine eigene Sorgfaltserklärung, unabhängig von Mitarbeiterzahl oder Umsatz. Das betrifft in der Praxis die meisten Röstereien, Möbelhändler sowie Papier- und Verpackungshändler, die ihre Rohware oder Vorprodukte von einem EU-Importeur beziehen. Auch die Verarbeitung der Ware, etwa das Rösten von Rohkaffee oder das Zuschneiden von Holz, ändert daran nichts, solange für die eingesetzte Rohware bereits eine Sorgfaltserklärung vorliegt, mehr dazu in Abschnitt 8.
Was Händler stattdessen tun: Referenznummern erheben, aufbewahren, vorlegen
Keine eigene DDS abzugeben heißt nicht, dass Sie nichts zu tun haben. Nach aktuellem Stand bleiben drei Aufgaben:
- Erheben: Auf der ersten Handelsstufe direkt nach dem Erstinverkehrbringer ist das Einsammeln der Referenznummern Rechtspflicht, weiter hinten in der Kette Markterwartung Ihrer eigenen Kunden.
- Aufbewahren: 5 Jahre lang, der jeweiligen Lieferung, Charge und Menge eindeutig zugeordnet.
- Vorlegen: Auf Verlangen der zuständigen Behörden müssen Sie die Nummern samt Zuordnung vorweisen können.
Alle sechs Einzelaufgaben, inklusive Weitergabe an eigene Kunden, sind im Beitrag zu den EUDR-Pflichten für Händler ausführlich beschrieben.
Vereinfachungen für Kleinst- und Kleinunternehmen, die doch Erstinverkehrbringer sind
Importieren Sie erfasste Ware selbst, sind Sie Erstinverkehrbringer und müssen unabhängig von Ihrer Größe eine Sorgfaltserklärung abgeben. Für Kleinst- und Kleinunternehmen in dieser Rolle sieht die Verordnung zwei Erleichterungen vor. Erstens greift für Sie in der Regel erst die spätere Frist am 30.06.2027, ein halbes Jahr nach dem Stichtag für mittlere und große Unternehmen. Zweitens gibt es für eine engere Untergruppe, natürliche Personen sowie Kleinst- und Kleinunternehmen, die selbst in einem als risikoarm eingestuften Land Rohstoffe erzeugen und diese in Verkehr bringen, nach der Verordnung (EU) 2025/2650 eine weitergehende Vereinfachung: eine einmalige, vereinfachte Erklärung statt einer vollständigen Sorgfaltserklärung, bei der laut einer Fachanalyse zur Reform als Geolokalisierung die postalische Betriebsanschrift ausreicht.
Wichtige Ausnahme, die in vielen Übersichten fehlt: Für Holz, Papier, Karton und Holzmöbel, die bereits unter die alte EU-Holzhandelsverordnung (EUTR) fielen, gilt der 30.12.2026 nach aktuellem Stand auch für Kleinst- und Kleinunternehmen als Erstinverkehrbringer. Die spätere Frist 30.06.2027 greift für diese Warengruppen nicht. Details zur Fristenlogik stehen im Beitrag zu den EUDR-Fristen 2026 und 2027.
Wenn Ihr Kunde trotzdem eine DDS von Ihnen verlangt: Antwortstrategie mit Textbaustein
In der Praxis kommt das trotz klarer Rechtslage häufig vor: Ein Großkunde oder dessen Einkaufsabteilung fragt nach "Ihrer Sorgfaltserklärung" oder einem "DDS-Dokument", weil interne Vorlagen noch auf dem alten Rechtsstand basieren oder weil die eigene Compliance-Abteilung aus Übervorsicht jede Stufe der Kette gleich behandelt. Reagieren Sie darauf nicht mit einer selbst verfassten Erklärung, die weder rechtlich passt noch im EU-Informationssystem existiert. Klären Sie stattdessen freundlich, aber konkret auf, wer die DDS tatsächlich abgegeben hat, und liefern Sie die Referenznummer.
Textbaustein für die Kundenantwort:
Sehr geehrte Damen und Herren,
vielen Dank für Ihre Anfrage nach einer Sorgfaltserklärung. Nach der EU-Entwaldungsverordnung (Verordnung (EU) 2023/1115, geändert durch Verordnung (EU) 2025/2650) gibt ausschließlich der Erstinverkehrbringer eine Sorgfaltserklärung (Due Diligence Statement) ab. Wir beziehen die betroffene Ware von [Name des Importeurs/Lieferanten], der diese Erklärung im EU-Informationssystem eingereicht hat. Die zugehörige DDS-Referenznummer für Ihre Bestellung lautet: [Referenznummer]. Die Verifikationsnummer teilen wir Ihnen auf Anfrage mit. Eine eigene Sorgfaltserklärung unsererseits ist nach aktuellem Stand nicht vorgesehen, da wir als nachgelagerter Händler auftreten.
Mit freundlichen Grüßen
[Ihr Name]
Legen Sie diesen Textbaustein einmal in Ihrem System ab und passen Sie nur die eckigen Klammern an. Für die dauerhafte Ablage und automatische Weitergabe der Nummern an mehrere Kunden bietet sich ein zentrales Werkzeug an, das die Zuordnung zu Bestellung und Lieferung übernimmt.
Sonderfälle: Export, Verarbeitung, Direktimport
Export: Führen Sie erfasste Ware aus der EU aus, gelten Sie nach aktuellem Stand ebenfalls als Erstinverkehrbringer im Sinne der Verordnung, wenn für diese Ware noch keine Sorgfaltserklärung vorliegt, denn die Definition in der Verordnung (EU) 2025/2650 erfasst ausdrücklich das Bereitstellen auf dem Unionsmarkt oder die Ausfuhr aus diesem. Prüfen Sie diesen Fall, wenn Sie regelmäßig außerhalb der EU verkaufen.
Verarbeitung: Rösten, Sägen, Zuschneiden oder Verpacken macht Sie nach einer Einordnung von Haufe nicht automatisch zum Erstinverkehrbringer. Solange für die eingesetzte Rohware bereits eine Sorgfaltserklärung vorliegt, gelten Sie nach aktuellem Stand als nachgelagerter Marktteilnehmer und geben keine eigene DDS ab. Sie müssen aber die Rückverfolgbarkeit zwischen eingesetzter Rohware und verarbeitetem Produkt sicherstellen.
Direktimport: Importieren Sie einzelne Chargen selbst, etwa testweise direkt bei einer Kooperative außerhalb der EU, werden Sie für genau diese Charge zum Erstinverkehrbringer, selbst wenn Sie für den Rest Ihres Sortiments nachgelagerter Händler bleiben. Die Rolle wird pro Ware und Lieferung bestimmt, nicht pauschal für das ganze Unternehmen.
Praxisbeispiel: Rösterei kauft beim Hamburger Importeur vs. importiert selbst
Eine Rösterei mit 6 Mitarbeitern kauft im Jahr rund 9 Tonnen Rohkaffee in 45 Lieferungen von zwei Hamburger Importeuren. Als nachgelagerter Händler muss sie pro Lieferung nur die DDS-Referenznummer anfordern und der Bestellung zuordnen, nach Erfahrungswerten etwa 10 Minuten je Lieferung. Das ergibt rund 450 Minuten im Jahr, also 7,5 Stunden. Ein eigener Zugang zum EU-Informationssystem, eine eigene Risikobewertung oder eigene Geodaten sind dafür nicht nötig.
Testet dieselbe Rösterei parallel einen Direktimport, etwa eine kleinere Testmenge von 2 Tonnen direkt bei einer Kooperative in Honduras, wird sie für diese Charge zur Erstinverkehrbringerin. Sie muss sich im EU-Informationssystem registrieren, Geolokalisierungsdaten der Anbauflächen einholen, eine Risikobewertung durchführen und die Sorgfaltserklärung einreichen, um Referenz- und Verifikationsnummer zu erhalten. Für die erste Erklärung dieser Art liegt der Aufwand nach Erfahrungswerten bei 15 bis 20 Stunden für Datensammlung und Einreichung, bei komplexeren Herkunftsfällen kommt häufig externe Beratung dazu. Für die meisten Röstereien bleibt der Einkauf über einen Importeur deshalb der Weg mit deutlich weniger Aufwand. Ein Direktimport lohnt sich in der Regel erst, wenn eigene Ursprungsbeziehungen und ausreichendes Volumen den zusätzlichen DDS-Aufwand rechtfertigen. Mehr zu beiden Rollen im Beitrag EUDR für Röstereien.
Dieser Artikel ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.