Kurzantwort: Wer osapiens braucht, und wer nicht
- osapiens passt, wenn Sie selbst Rohstoffe oder Erzeugnisse erstmals in der EU in Verkehr bringen, Geolokalisierungsdaten zu Erzeugungsflächen brauchen und eine DDS über das EU-Informationssystem TRACES einreichen müssen.
- osapiens ist meist zu groß, wenn Sie Ware bei einem EU-Importeur einkaufen, selbst keine DDS abgeben und im Kern nur Referenznummern erheben, zuordnen und 5 Jahre archivieren müssen.
Die Rolle entscheidet, nicht die Unternehmensgröße allein. Ein kleiner Importeur kann eine Suite brauchen, ein mittelgroßer Händler ohne eigenen Import nicht.
Was osapiens gut kann
osapiens bietet mit dem HUB for EUDR eine Suite, die Geolokalisierungsdaten von Erzeugungsflächen erfasst, Entwaldungsrisiken analysiert und Sorgfaltserklärungen für die Einreichung über TRACES vorbereitet. Für kleinere Unternehmen bewirbt osapiens ein Easy-Start-Programm, das den Einstieg erleichtern soll. Für Erstinverkehrbringer, die Kaffee, Kakao, Holz oder andere erfasste Rohstoffe selbst importieren, deckt das genau den Job ab, den die Verordnung (EU) 2023/1115 von ihnen verlangt: eigene Geodaten, eigene Risikoanalyse, eigene DDS.
Öffentliche Listenpreise nennt osapiens nach aktuellem Kenntnisstand nicht, Preise laufen über Anfrage. Das ist in der Kategorie der Geodaten-Suiten üblich, nicht osapiens-spezifisch, wie der Vergleich aller EUDR-Software-Kategorien zeigt.
Warum die Suite für kleine Händler oft überdimensioniert ist
Für nachgelagerte Händler, also Unternehmen, die Ware bei einem EU-Importeur oder -Erzeuger einkaufen, ist die Rechnung anders. Sie geben nach aktuellem Stand keine eigene DDS ab und brauchen deshalb weder Geolokalisierung noch Risikoanalyse noch eine eigene TRACES-Anbindung. Drei Punkte machen die Suite in diesem Fall zu schwer:
- Funktionsumfang: Sie bezahlen für Module, die Sie nie öffnen, weil die zugehörige Pflicht bei Ihrem Lieferanten liegt, nicht bei Ihnen.
- Einführungsaufwand: Eine Suite mit Geodaten-Anbindung ist als begleitetes Projekt konzipiert, mit Wochen bis Monaten Vorlauf. Ihr eigentlicher Job, Referenznummern einsammeln und ablegen, braucht das nicht.
- Preis auf Anfrage: Ohne öffentlichen Listenpreis müssen Sie einen Vertriebszyklus durchlaufen, um überhaupt eine Zahl zu bekommen, für ein kleines Team oft unverhältnismäßig zum Nutzen.
Der Zeitdruck verschärft die Frage: Für mittlere und große Unternehmen gilt der 30.12.2026, für Kleinst- und Kleinunternehmen der 30.06.2027. Details zu Ihrer konkreten Frist stehen in der Fristenübersicht. Wer bis dahin eine Suite einführt, die er gar nicht braucht, verliert Zeit, die er besser für das eigentliche Sammeln von Nachweisen nutzt.
Vorfrage nach aktuellem Stand: Geben Sie überhaupt eine DDS ab?
Seit der Änderungsverordnung (EU) 2025/2650 gibt nur noch der Erstinverkehrbringer eine DDS ab. Nachgelagerte Händler jeder Größe erheben stattdessen die Referenznummern dieser DDS, ordnen sie ihren Lieferungen zu, bewahren sie 5 Jahre auf und geben sie an eigene gewerbliche Abnehmer weiter. Was eine solche Nummer genau ist und wo Sie sie finden, erklärt der Artikel zur DDS-Referenznummer. Die vollständige Pflichtenlogik nach Rolle steht im Überblick zu den Händlerpflichten.
Klären Sie diese Vorfrage, bevor Sie sich für oder gegen eine osapiens-Alternative entscheiden. Sie bestimmt, ob Sie überhaupt in der Kategorie der Geodaten-Suiten suchen müssen.
Alternative 1: Ein Referenznummern-Ledger für Händler ohne eigene DDS-Pflicht
Ein Referenznummern-Ledger macht bewusst weniger als osapiens: keine Geodaten, keine Risikoanalyse, keine TRACES-Einreichung. Stattdessen sammelt er Referenznummern von Lieferanten ein, prüft die Zuordnung zur richtigen Lieferung, archiviert die Belege 5 Jahre und gibt die Nummern an Ihre eigenen Kunden weiter. Herkado ist ein solcher Ledger, gebaut für genau diesen zweiten Job in der Lieferkette. Die Einführung dauert Tage statt Monate, weil keine Geodaten migriert werden müssen.
Diese Alternative passt, wenn Ihr Kernproblem die laufende Verwaltung vieler Referenznummern ist, etwa bei mehreren Dutzend Lieferungen im Monat, nicht die Erstellung einer DDS.
Alternative 2: Andere Geodaten-Suiten für Importeure, die Auswahl wollen
Importieren Sie selbst und brauchen deshalb tatsächlich Geolokalisierung, Risikoanalyse und DDS-Erstellung, ist osapiens nicht die einzige Option. VERSO, Coolset und lawcode bieten vergleichbare Module für Erstinverkehrbringer, mit unterschiedlichem Fokus und ebenfalls überwiegend Preisen auf Anfrage. Einen ausführlichen Kategorien-Vergleich mit allen vier Anbietern, den Rollenunterschieden und einer vollständigen Übersichtstabelle finden Sie im Artikel EUDR-Software im Vergleich. Dieser Artikel hier konzentriert sich bewusst auf die Frage, wann osapiens konkret zu groß ist, für den breiten Marktüberblick lohnt sich der Sprung dorthin.
Alternative 3: Excel plus Prozess: wann das ehrlich reicht
Bei einem festen Lieferantenstamm und wenigen Vorgängen im Monat reicht oft eine gepflegte Tabelle: Spalten für Lieferant, Lieferung, Referenznummer, Verifikationsnummer und Ablagedatum. Die Grenze liegt beim Volumen. Ab mehreren Dutzend Vorgängen im Monat fehlen Erinnerungen an offene Nummern, Tippfehler fallen erst bei der Behördenanfrage auf, und nach einem Personalwechsel ist unklar, welche Version aktuell ist. Eine Vorlage und die ehrliche Grenzziehung stehen im Artikel EUDR mit Excel.
Kostenrahmen im Vergleich
Belastbare Zahlen gibt es nur dort, wo Anbieter sie veröffentlichen. Deshalb hier die ehrliche Einordnung statt erfundener Vergleichspreise:
- Geodaten-Suite wie osapiens, VERSO, Coolset oder lawcode: Preis auf Anfrage, kein Anbieter nennt öffentlich einen Listenpreis, Einführung meist als begleitetes Projekt über Wochen.
- Referenznummern-Ledger: 39 bis 290 EUR im Monat je nach Volumen, Einführung in wenigen Tagen.
- Excel oder ERP-Bordmittel: keine Softwarekosten, dafür Arbeitszeit ohne Erinnerungen oder Prüfschritte.
Zur Einordnung ein Beispiel: Eine Rösterei mit 8 Mitarbeitern bezieht Rohkaffee über 20 Lieferanten und zählt 720 EUDR-relevante Vorgänge im Jahr. Sie importiert nicht selbst, gibt also keine eigene DDS ab. Bei 5 Minuten Prüfzeit pro Vorgang in einer Tabelle sind das 60 Stunden im Jahr, meist bei Personen, die eigentlich rösten und verkaufen sollen. Eine Geodaten-Suite würde hier zusätzlich Module bezahlen, die nie genutzt werden, ein Referenznummern-Ledger übernimmt Erinnerung, Zuordnung und Archiv für einen Bruchteil des Aufwands. Die vollständige Rechnung mit allen Annahmen steht im Artikel zur EUDR für Röstereien.
Entscheidungsbaum: 4 Fragen zur richtigen Kategorie
- Importieren oder erzeugen Sie die erfasste Ware selbst? Ja: Sie brauchen eine Geodaten-Suite wie osapiens, VERSO, Coolset oder lawcode. Nein: weiter zu Frage 2.
- Wie viele EUDR-relevante Vorgänge haben Sie pro Monat? Wenige, bei festem Lieferantenstamm: Excel kann reichen. Mehrere Dutzend oder mehr: weiter zu Frage 3.
- Brauchen Sie Erinnerungen, automatische Zuordnung und ein durchsuchbares Archiv? Ja: Ein Referenznummern-Ledger ist die passende Kategorie. Nein: Prüfen Sie, ob eine Tabelle mit klaren Zuständigkeiten reicht.
- Verlangt ein Großkunde bereits jetzt Nachweise über osapiens oder eine andere Suite? Dann klären Sie, ob nur der Nachweis der Nummer verlangt wird oder ob Sie tatsächlich in dessen System arbeiten müssen. Meist reicht die Nummer.
Dieser Artikel gibt den Stand von Juli 2026 wieder und ersetzt keine Rechtsberatung. Prüfen Sie Ihre Rolle in der Lieferkette und Ihre Fristen im Zweifel mit Ihrer Rechtsberatung.