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EUDR-Marktteilnehmer: Die Pflichten-Checkliste für Erstinverkehrbringer

Sie haben festgestellt, dass Sie als Marktteilnehmer beziehungsweise Erstinverkehrbringer gelten, weil Sie erfasste Ware selbst aus einem Drittland importieren oder aus der EU ausführen? Dann stehen nach aktuellem Stand sechs Pflichten vor Ihnen: Betroffenheit klären, Registrierung im EU-Informationssystem, Geolokalisierungsdaten sammeln, Risikobewertung, gegebenenfalls Risikominderung und schließlich die Sorgfaltserklärung selbst samt Referenznummer. Dieser Artikel führt Sie chronologisch durch alle sechs Schritte, nennt die geltenden Fristen (30.12.2026 und 30.06.2027) und zeigt an einem Praxisbeispiel, wie ein Kleinunternehmen eine erste Direktimport-Charge durchspielt.

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Kurzantwort: Die 6 Pflichten des Marktteilnehmers/Erstinverkehrbringers im Überblick

Wer eine erfasste Ware erstmals auf dem EU-Markt bereitstellt oder aus der EU ausführt, gilt nach der EU-Entwaldungsverordnung (EUDR, Verordnung (EU) 2023/1115) als Erstinverkehrbringer und muss nach aktuellem Stand sechs Pflichten der Reihe nach erfüllen:

Die folgenden Abschnitte gehen jede Pflicht einzeln durch, mit den Fristen, die nach aktuellem Stand für Sie gelten, und einem durchgerechneten Praxisbeispiel. Ganz unten finden Sie eine kompakte Checkliste zum Abhaken.

Vorfrage: Sind Sie überhaupt Marktteilnehmer?

Diese Checkliste gilt für Sie, sobald Sie erfasste Ware selbst erstmals in der EU in Verkehr bringen, meist als Importeur. Kaufen Sie Ihre Ware dagegen ausschließlich bei einem Lieferanten innerhalb der EU, sind Sie in der Regel nachgelagerter Marktteilnehmer oder Händler und arbeiten mit der Referenznummer Ihres Lieferanten, statt eine eigene Sorgfaltserklärung abzugeben. Ob Sie im konkreten Fall wirklich Erstinverkehrbringer sind, klärt der Selbsttest im Beitrag EUDR: Marktteilnehmer oder Händler? in 5 Fragen inklusive der Grenzfälle Rösten, Direktimport und Verpackung. Die Rolle wird dabei nach aktuellem Stand pro Ware und Lieferung bestimmt, nicht pauschal für Ihr ganzes Unternehmen: Auch wer überwiegend nachgelagerter Händler ist, kann für eine einzelne Testcharge zum Erstinverkehrbringer werden, genau dieser Fall steht im Praxisbeispiel weiter unten.

Pflicht 1: Betroffenheit und Warengruppe klären

Bevor Sie sich um Registrierung oder Geodaten kümmern, steht eine einfachere Frage am Anfang: Fällt Ihre Ware überhaupt unter die EUDR? Erfasst sind nach aktuellem Stand Kaffee, Kakao, Palmöl, Holz, Papier und Karton, Möbel, Naturkautschuk und Gummi, Soja sowie Rind und Leder, jeweils einschließlich Erzeugnissen daraus. Maßgeblich für die Einzelabgrenzung ist der zolltarifliche HS- beziehungsweise KN-Code Ihrer konkreten Ware, den der Beitrag EUDR betroffene Produkte: Die KN-Code-Liste nach Anhang I je Rohstoff je Rohstoff im Einzelnen auflistet. Prüfen Sie diesen Schritt zuerst, bevor Sie in Registrierung und Geodaten investieren, denn nicht jedes Produkt aus einer erfassten Rohstoffgruppe fällt automatisch unter die Verordnung.

Pflicht 2: Registrierung im EU-Informationssystem

Als Erstinverkehrbringer müssen Sie sich nach aktuellem Stand im EU-Informationssystem (TRACES NT) registrieren, bevor Sie eine erste Sorgfaltserklärung einreichen können. Dafür benötigen Sie einen EU-Login und die Registrierung Ihres Unternehmens als Marktteilnehmer im System. Die einzelnen Klickschritte, vom EU-Login bis zur ersten DDS-Anlage samt Auffinden der Referenznummer, beschreibt ausführlich der Beitrag TRACES-Anleitung für die EUDR. Planen Sie für die Registrierung selbst nach Erfahrungswerten rund eine Stunde reine Eingabezeit ein, zuzüglich mehrerer Werktage Wartezeit auf die Freischaltung, deshalb lohnt sich dieser Schritt frühzeitig vor der ersten Lieferung, nicht erst kurz vor der Frist.

Pflicht 3: Geolokalisierungsdaten der Erzeugerflächen sammeln

Für jede Lieferung verlangt die Sorgfaltserklärung Geolokalisierungsdaten der Fläche, auf der Ihre Rohstoffe erzeugt wurden, mit mindestens sechs Nachkommastellen (Quelle: Verordnung (EU) 2023/1115, Definition der Geolokalisierung). Für Flächen bis 4 Hektar reicht ein einzelner Geo-Punkt, bei mehr als 4 Hektar verlangt die Erklärung ein Polygon aus mehreren Koordinatenpunkten, das die Fläche umreißt. Wie Sie an diese Daten kommen, was bei Mischware aus mehreren Flächen zu tun ist und welche Zahlen konkret gelten, zeigt für Holzimporteure vertieft der Beitrag EUDR Holzimport: Geodaten für die Sorgfaltserklärung, für Rohkaffee-Direktimport der Beitrag EUDR Rohkaffee-Direktimport: Welche Geodaten Sie brauchen. Fragen Sie Ihren Lieferanten möglichst frühzeitig, ob er die Koordinaten bereits als GeoJSON-Datei bereitstellen kann, das spart bei mehreren Flächen pro Charge deutlich Eingabezeit gegenüber der manuellen Einzelerfassung.

Pflicht 4: Risikobewertung durchführen

Liegen Warengruppe, Registrierung und Geodaten vor, verlangt die Verordnung eine Risikobewertung: Sie prüfen, ob für Ihre konkrete Lieferung ein vernachlässigbares oder ein nicht vernachlässigbares Entwaldungsrisiko besteht. In diese Bewertung fließen nach aktuellem Stand unter anderem die Herkunftsland-Risikoklassifizierung und die Komplexität Ihrer Lieferkette ein, etwa wie viele Zwischenstufen zwischen Anbaufläche und Ihrem Unternehmen liegen und wie gut diese dokumentiert sind. Eine öffentliche, verbindliche Länderliste mit konkreten Risikostufen behandelt dieser Artikel bewusst nicht, da die Herkunftsland-Einstufung ein eigenständiges Thema mit eigener Prüfung ist; verstehen Sie die Risikobewertung an dieser Stelle als Mechanismus, den Sie für jede Lieferung durchlaufen, nicht als fertige Liste.

Pflicht 5: Risikominderung, falls die Bewertung ein Risiko ergibt

Ergibt Ihre Risikobewertung, dass ein nicht vernachlässigbares Risiko besteht, reicht die Bewertung allein nach aktuellem Stand nicht aus. Sie müssen dann zusätzliche Maßnahmen zur Risikominderung ergreifen, etwa zusätzliche Informationen, unabhängige Prüfungen oder Stichproben, bevor Sie die Ware in den EU-Markt bringen oder ausführen dürfen. Erst wenn Sie das Risiko auf ein vernachlässigbares Niveau gesenkt haben oder die Bewertung von vornherein ein vernachlässigbares Risiko ergibt, dürfen Sie mit der Einreichung der Sorgfaltserklärung fortfahren. Diesen Schritt überspringen viele Erstchecklisten, er ist aber nach aktuellem Stand kein optionaler Zusatz, sondern Teil derselben Sorgfaltspflicht wie die Bewertung selbst.

Pflicht 6: Sorgfaltserklärung einreichen, Referenznummer und Verifikationsnummer erhalten und weitergeben

Der letzte Schritt: Sie reichen die Sorgfaltserklärung (Due Diligence Statement, kurz DDS) mit allen gesammelten Angaben im EU-Informationssystem ein. Nach erfolgreicher Prüfung erhalten Sie eine Referenznummer und eine Verifikationsnummer für diese Lieferung. Seit der Änderungsverordnung (EU) 2025/2650 gilt dabei das First-Touch-Prinzip: Nur Sie als Erstinverkehrbringer geben eine Sorgfaltserklärung ab, alle nachfolgenden Handelsstufen verweisen auf Ihre Referenznummer, statt selbst zu erklären. Laut der BLE-Übersicht zum Geltungsbereich gilt das unabhängig davon, wie viele Handelsstufen danach folgen. Geben Sie diese Nummer deshalb aktiv an Ihren ersten gewerblichen Abnehmer weiter, denn dieser braucht sie, um seinerseits nachweisfähig zu sein. Was auf der nachgelagerten Seite mit Ihrer Referenznummer geschieht, also Erheben, Aufbewahren, Zuordnen und Weitergeben durch Ihre Abnehmer, beschreibt das Spiegelstück zu diesem Artikel: EUDR-Pflichten für Händler: die 6 Aufgaben im Detail. Diese sechs Aufgaben sind nicht Ihre eigenen, sie betreffen die Stufe nach Ihnen in der Kette.

Fristen: Wer wann dran ist

Nach aktuellem Stand gelten die EUDR-Pflichten ab dem 30.12.2026 für mittlere und große Unternehmen und ab dem 30.06.2027 für Kleinst- und Kleinunternehmen. Ausnahme: Für Holz, Papier, Karton und Holzmöbel, die bereits unter die alte EU-Holzhandelsverordnung (EUTR) fielen, gilt der 30.12.2026 nach aktuellem Stand auch für Kleinst- und Kleinunternehmen, die spätere Frist greift für diese Warengruppen nicht. Für Kleinst- und Kleinunternehmen, die selbst in einem als risikoarm eingestuften Land Rohstoffe erzeugen und in Verkehr bringen, sieht die Verordnung (EU) 2025/2650 zusätzlich eine vereinfachte, einmalige Erklärung statt einer vollständigen Sorgfaltserklärung vor. Wie Sie Ihre Größenklasse bestimmen und welcher Termin im Detail für Sie gilt, erklärt ausführlich der Beitrag EUDR-Fristen 2026 und 2027: Wer muss wann bereit sein?.

Praxisbeispiel: Kleinunternehmen testet eine Direktimport-Charge neben dem bestehenden EU-Einkauf

Ein Handelsunternehmen mit 22 Mitarbeitern kauft seine erfasste Ware seit Jahren ausschließlich bei Großhändlern innerhalb der EU und verwaltet bislang nur deren Referenznummern, ganz ohne eigene Registrierung im EU-Informationssystem. Für die kommende Saison testet das Unternehmen erstmals eine kleinere Direktimport-Charge bei einem Erzeuger außerhalb der EU, über einen Kontakt, den der Einkauf über eine Fachmesse geknüpft hat.

Für genau diese Charge wird das Unternehmen zum Erstinverkehrbringer, für den Rest seines Sortiments bleibt es nachgelagerter Marktteilnehmer. Es geht die sechs Pflichten der Reihe nach durch: Zuerst prüft es anhand des HS-Codes, dass die konkrete Ware tatsächlich erfasst ist. Dann registriert es sich im EU-Informationssystem, das dauert nach Erfahrungswerten rund eine Stunde Eingabezeit zuzüglich einiger Werktage Freischaltung. Parallel fragt der Einkauf beim Erzeuger die Geokoordinaten der Anbaufläche an und erhält eine Liste mit 3 Flächen, jede kleiner als 4 Hektar, sodass je Fläche ein einzelner Geo-Punkt reicht. Die anschließende Risikobewertung ergibt für diese Herkunft ein vernachlässigbares Risiko, eine gesonderte Risikominderung entfällt damit. Das Unternehmen reicht die Sorgfaltserklärung ein, erhält Referenz- und Verifikationsnummer und gibt beide an seinen ersten gewerblichen Abnehmer weiter. Als Kleinunternehmen läge seine eigene Frist grundsätzlich beim 30.06.2027, doch weil es die Testcharge frühzeitig einplant, ist es bereits vor dem 30.12.2026 nachweisfähig und kann auch größere Abnehmer beliefern, die schon zum früheren Termin Referenznummern verlangen. Für den Rest seines Einkaufs über die bestehenden EU-Großhändler ändert sich für das Unternehmen nichts, es bleibt dort nachgelagerter Marktteilnehmer und arbeitet weiter mit fremden Referenznummern.

Checkliste zum Abhaken

Dieser Artikel gibt eine allgemeine Orientierung nach aktuellem Stand und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.

Häufige Fragen

Welche Schritte muss ich als Erstinverkehrbringer der Reihe nach erledigen?

Nach aktuellem Stand in dieser Reihenfolge: Betroffenheit und Warengruppe anhand des HS-Codes klären, sich im EU-Informationssystem registrieren, Geolokalisierungsdaten der Erzeugerflächen sammeln, eine Risikobewertung durchführen, bei nicht vernachlässigbarem Risiko Risikominderungsmaßnahmen ergreifen und schließlich die Sorgfaltserklärung einreichen, um Referenz- und Verifikationsnummer zu erhalten und an Ihre Abnehmer weiterzugeben.

Was passiert, wenn meine Risikobewertung ein Risiko findet, statt es auszuschließen?

Dann reicht die Bewertung allein nach aktuellem Stand nicht aus. Sie müssen zusätzliche Maßnahmen zur Risikominderung ergreifen, etwa zusätzliche Informationen, unabhängige Prüfungen oder Stichproben, bevor Sie die Sorgfaltserklärung einreichen dürfen. Erst wenn das Risiko auf ein vernachlässigbares Niveau gesenkt ist, geht es mit der Einreichung weiter.

Muss ich für jede einzelne Lieferung eine neue Sorgfaltserklärung abgeben?

In der Regel ja, jede Lieferung erfasster Ware benötigt nach aktuellem Stand eine eigene Sorgfaltserklärung mit eigenen Geodaten und eigener Risikobewertung. Prüfen Sie im Einzelfall, ob für wiederkehrende Lieferungen aus derselben Quelle vereinfachte Verfahren im EU-Informationssystem infrage kommen.

Was unterscheidet meine Pflichten als Marktteilnehmer von denen meiner nachgelagerten Händler?

Als Erstinverkehrbringer geben Sie die Sorgfaltserklärung ab und erhalten Referenz- sowie Verifikationsnummer. Ihre nachgelagerten Händler geben nach aktuellem Stand keine eigene DDS ab, sondern erheben, prüfen, ordnen zu, bewahren 5 Jahre auf, legen sie Behörden vor und geben sie an eigene Kunden weiter. Diese sechs Aufgaben beschreibt der Beitrag EUDR-Pflichten für Händler im Detail.

Reicht die vereinfachte Erklärung für Kleinstunternehmen auch bei Direktimport aus Hochrisikoländern?

Nein. Die vereinfachte, einmalige Erklärung nach der Verordnung (EU) 2025/2650 gilt nur für eine enger gefasste Gruppe, nämlich natürliche Personen sowie Kleinst- und Kleinunternehmen, die selbst in einem als risikoarm eingestuften Land Rohstoffe erzeugen und in Verkehr bringen. Für Direktimporte aus anderen Ländern bleibt es nach aktuellem Stand bei der vollständigen Sorgfaltserklärung samt Geodaten und Risikobewertung.

Sind Sie Erstinverkehrbringer, prüfen Sie Ihre Pflichten zuerst mit dem kostenlosen Betroffenheits-Check unter herkado.com/check. Verkaufen Sie die Ware anschließend an gewerbliche Abnehmer weiter, übernimmt Herkado die Weitergabe und Archivierung Ihrer Referenznummer an Ihre Kunden.

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